الطلبات المتكررة: الاتفاقيات الإطارية وأوامر السحب

من الشحنة الأولى إلى العلاقة

قبل اقتراح ترتيب أطول أمدًا، قيّم التسليم الأول:

• هل طابقت البضاعة المواصفات (نتائج الاختبارات والمطالبات)؟
• هل وصلت ضمن المهلة؟
• هل كانت المستندات كاملة ومتسقة؟
• كيف عالج المورّد المشكلات؟
• هل طابقت التكلفة الإجمالية عند الوصول الفعلية حسابك؟

إذا كانت الإجابات جيدة فلديك أساس لعلاقة أطول. وإن لم تكن، فمن الأفضل أن تعرف ذلك قبل الالتزام لمدة سنة.

الاتفاقيات الإطارية وأوامر السحب

تحدد الاتفاقية الإطارية الشروط التي تسري على كل طلب، وتُطلَق الشحنات الفردية بأوامر سحب. وعندها لا يحتاج كل أمر سحب إلا إلى الكمية والتوقيت، والسعر إن اتُّفق عليه.

ما تغطيه الاتفاقية الإطارية عادة:

لا ينبغي أن يكون الحجم السنوي المقدَّر التزامًا بالشراء ما لم يرغب الطرفان في ذلك. وبيّنوا بوضوح ما إذا كانت التوقعات ملزِمة.

ثبات الجودة

في التوريد المتكرر يكمن أكبر خطر في انجراف الجودة: كل دفعة ضمن المواصفات، لكن المعاملات الأساسية تزحف نحو الحد. وكيفية ضبط ذلك:

• العيّنات المحتفظ بها: احتفظ بعيّنة من كل دفعة لمدة متفق عليها؛
• تتبّع شهادات التحليل: ارسم المعاملات الأساسية دفعة بعد دفعة بدل الاكتفاء بالنجاح أو الرسوب؛
• اختبار مستقل كل N شحنة: قارن نتائج المورّد بمختبر خارجي؛
• تجميد المواصفات: يخطر المورّد مسبقًا بأي تغيير في المادة الخام أو العملية أو المصنع؛
• تدقيق أو زيارة: شاهد مصنع المورّد الاستراتيجي من حين لآخر.

مراجعة الشروط

نادرًا ما تكون الشروط المتفق عليها للشحنة الأولى هي الأفضل بعد سنة. خطّط لمراجعة، مثلًا كل ستة أشهر:

• الدفع: بعد عدة تسليمات في موعدها، يمكن للمشتري اقتراح الانتقال من الدفع المسبق إلى الدفع مقابل المستندات أو شروط ائتمان قصيرة؛ ويمكن للبائع دعم ذلك بتأمين الائتمان؛
• Incoterms: تغيّرت أسعار الشحن، أو لدى أحد الطرفين وكيل شحن أفضل؛
• التعبئة والخدمات اللوجستية: دفعات أكبر، ونوع حاوية مختلف، وتجميع للشحنات؛
• المستندات: هل ما زالت كلها مطلوبة، وهل ينقص شيء؟
• الامتثال: أعد فحص قوائم العقوبات وأعد التحقق من بيانات السجلات، خاصة بعد تغيّر الملكية أو الحساب المصرفي.

تحقق من أي تغيير في البيانات المصرفية للمورّد عبر قناة مستقلة، حتى مع شريك موثوق. فالعلاقات القديمة هدف مفضل لاحتيال الفواتير.

تسعير العلاقة

تتيح العلاقة آليات تسعير لا يتيحها الشراء لمرة واحدة:

• شرائح الحجم: سعر أقل فوق حجم سنوي محدد؛
• الخصم بأثر رجعي: إعادة جزء من السعر عند بلوغ حجم معين في نهاية الفترة؛
• معادلة السعر: للسلع المسعَّرة، السعر = المؤشر + هامش ثابت؛ حدّد مصدر المؤشر وتاريخ التسعير والعملة؛
• سعر ثابت ربع سنوي: قابلية التنبؤ مقابل مرونة أقل؛
• أولوية التخصيص عند النقص: قد تساوي أحيانًا أكثر من خصم.

العلاقة العادلة تعمل في الاتجاهين: فالمورّد الذي يتلقى توقعات موثوقة ومدفوعات في موعدها أكثر استعدادًا للحفاظ على الأسعار حين ترتفع السوق.

وبالنسبة للمصدّرين الفلبينيين، هنا يُكسَب المشترون الأوروبيون أو يُخسَرون. فالدفعات المتسقة والمستندات الكاملة في كل شحنة والإنذار المبكر بأي تغيير أهم لفريق المشتريات الأوروبي من خفض سعري صغير.

بطاقة تقييم المورّد

تُبقي بطاقة تقييم بسيطة مراجعات الشروط قائمة على الوقائع:

• التسليمات في موعدها وكاملة (النسبة)؛
• الدفعات ضمن المواصفات (النسبة)؛
• المطالبات والزمن اللازم لحلّها؛
• اكتمال المستندات ودقتها؛
• زمن الاستجابة للاستفسارات؛
• التكلفة الإجمالية عند الوصول الفعلية مقابل الحساب.

مصدر ثانٍ

حتى أفضل مورّد قد يتعرض لعطل أو نقص في المواد الخام أو مشكلة في الشحن. وفي المدخلات الحرجة، احتفظ بمورّد ثانٍ تم التحقق منه بحصة حجم أصغر. كما أن معرفة وجود بديل تساعد في التفاوض.

الطلبات المتكررة على Hiram

على Hiram تبقى الصفقات المنجزة وشروطها المتفق عليها في سجلك، فيمكن أن يبدأ الطلب المتكرر مع المورّد نفسه من آخر نسخة مقبولة لا من الصفر. وعن كيفية إدارة جولات التفاوض، راجع دليلنا عن التفاوض على عروض الأسعار B2B.

لبناء علاقات دائمة مع الموردين، أنشئ حسابًا على Hiram.

المصادر

• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (يُفتح في علامة تبويب جديدة)
• Europol, Invoice fraud: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/6_invoice_fraud.pdf (يُفتح في علامة تبويب جديدة)
• EU Sanctions Map: https://www.sanctionsmap.eu/ (يُفتح في علامة تبويب جديدة)