Pedidos recurrentes: acuerdos marco y pedidos de suministro

Del primer envío a la relación

Antes de proponer un acuerdo a más largo plazo, evalúe la primera entrega:

• ¿cumplió la mercancía la especificación (resultados de ensayos, reclamaciones)?
• ¿llegó dentro del plazo?
• ¿estaban los documentos completos y eran coherentes?
• ¿cómo gestionó el proveedor los problemas?
• ¿coincidió el coste real puesto en destino con su cálculo?

Si las respuestas son buenas, hay motivos para una relación más larga. Si no, más vale saberlo antes de comprometerse durante un año.

Acuerdos marco y pedidos de suministro

Un acuerdo marco fija las condiciones que se aplican a cada pedido, y los envíos individuales se activan mediante pedidos de suministro (call-offs). Cada pedido de suministro solo necesita entonces la cantidad, el plazo y, si se ha acordado, el precio.

Qué suele cubrir un acuerdo marco:

Un volumen anual estimado no debe ser un compromiso de compra, salvo que las partes así lo quieran. Indique con claridad si las previsiones son vinculantes.

Calidad constante

En el suministro recurrente, el mayor riesgo es la deriva de calidad: cada lote está dentro de la especificación, pero los parámetros clave se acercan poco a poco al límite. Cómo controlarla:

• muestras de retención: conserve una muestra de cada lote durante un periodo acordado;
• seguimiento de tendencias de los certificados de análisis: represente gráficamente los parámetros clave lote a lote en lugar de limitarse a comprobar si cumple o no;
• ensayos independientes cada N envíos: compare los resultados del proveedor con los de un laboratorio externo;
• congelación de la especificación: el proveedor avisa con antelación de los cambios en la materia prima, el proceso o la planta;
• auditoría o visita: visite de vez en cuando la planta de un proveedor estratégico.

Revisión de condiciones

Las condiciones acordadas para el primer envío rara vez son las mejores un año después. Planifique una revisión, por ejemplo cada seis meses:

• pago: tras varias entregas puntuales, el comprador puede proponer pasar del prepago al pago contra documentos o a plazos de crédito cortos; el vendedor puede respaldarlo con un seguro de crédito;
• Incoterms: las tarifas de flete han cambiado, o una de las partes tiene un transitario mejor;
• embalaje y logística: lotes mayores, otro tipo de contenedor, consolidación;
• documentos: ¿siguen siendo necesarios todos, falta alguno?
• cumplimiento: vuelva a cribar frente a las listas de sanciones y a comprobar los datos de los registros, sobre todo tras un cambio de titularidad o de cuenta bancaria.

Verifique cualquier cambio de los datos bancarios del proveedor por un canal independiente, incluso con un socio de confianza. Las relaciones de larga duración son un objetivo favorito del fraude de facturas.

Precios de relación

Una relación abre mecanismos de precio que una compra puntual no ofrece:

• tramos de volumen: un precio más bajo por encima de un volumen anual fijado;
• rappel retroactivo: parte del precio se reembolsa cuando se alcanza un volumen al cierre del periodo;
• fórmula de precio: para materias primas cotizadas, precio = índice + margen fijo; especifique la fuente del índice, la fecha de fijación del precio y la divisa;
• precio fijo trimestral: previsibilidad a cambio de menos flexibilidad;
• asignación prioritaria en caso de escasez: a veces vale más que un descuento.

Una relación justa funciona en ambos sentidos: un proveedor que recibe previsiones fiables y pagos puntuales está más dispuesto a mantener los precios cuando sube el mercado.

Para los exportadores filipinos, aquí es donde se ganan o se pierden los compradores de la UE. Lotes constantes, documentos completos en cada envío y aviso temprano de cualquier cambio importan más para un equipo de compras europeo que una pequeña rebaja de precio.

Cuadro de mando del proveedor

Un cuadro de mando sencillo mantiene las revisiones de condiciones basadas en hechos:

• entregas puntuales y completas (proporción);
• lotes dentro de la especificación (proporción);
• reclamaciones y tiempo de resolución;
• integridad y exactitud de los documentos;
• tiempo de respuesta a las consultas;
• coste real puesto en destino frente al cálculo.

Una segunda fuente

Hasta el mejor proveedor puede sufrir una avería, una escasez de materia prima o un problema de flete. Para los insumos críticos, mantenga un segundo proveedor verificado con una parte menor del volumen. Saber que existe una alternativa también ayuda en las negociaciones.

Pedidos recurrentes en Hiram

En Hiram, las operaciones completadas y sus condiciones acordadas permanecen en su historial, de modo que un pedido recurrente con el mismo proveedor puede partir de la última versión aceptada en lugar de empezar de cero. Para saber cómo llevar las rondas de negociación, véase nuestra guía sobre negociar cotizaciones B2B.

Para construir relaciones duraderas con proveedores, cree una cuenta de Hiram.

Fuentes

• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (se abre en una pestaña nueva)
• Europol, Invoice fraud: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/6_invoice_fraud.pdf (se abre en una pestaña nueva)
• EU Sanctions Map: https://www.sanctionsmap.eu/ (se abre en una pestaña nueva)