Commandes récurrentes : accords-cadres et commandes d'appel

De la première expédition à la relation

Avant de proposer un arrangement de plus longue durée, évaluez la première livraison :

• les marchandises étaient-elles conformes au cahier des charges (résultats d'essais, réclamations) ?
• sont-elles arrivées dans le créneau prévu ?
• les documents étaient-ils complets et cohérents ?
• comment le fournisseur a-t-il traité les problèmes ?
• le coût de revient rendu réel correspondait-il à votre calcul ?

Si les réponses sont bonnes, vous avez de quoi fonder une relation plus longue. Sinon, mieux vaut le savoir avant de s'engager pour un an.

Accords-cadres et commandes d'appel

Un accord-cadre fixe les conditions applicables à chaque commande, et les expéditions individuelles sont déclenchées par des commandes d'appel. Chaque commande d'appel n'a alors besoin que de la quantité, du calendrier et, si convenu, du prix.

Ce que couvre habituellement un accord-cadre :

Un volume annuel estimé ne doit pas constituer un engagement d'achat, sauf si les parties le souhaitent. Indiquez clairement si les prévisions sont contraignantes.

Qualité constante

Dans un approvisionnement récurrent, le principal risque est la dérive de la qualité : chaque lot est conforme au cahier des charges, mais les paramètres clés se rapprochent peu à peu de la limite. Comment la maîtriser :

• échantillons conservés : conservez un échantillon de chaque lot pendant une durée convenue ;
• suivi des tendances des certificats d'analyse : représentez graphiquement les paramètres clés lot par lot plutôt que de vérifier seulement conforme ou non conforme ;
• essais indépendants toutes les N expéditions : comparez les résultats du fournisseur avec ceux d'un laboratoire externe ;
• gel de la spécification : le fournisseur notifie à l'avance les changements de matière première, de procédé ou d'usine ;
• audit ou visite : voir de temps à autre l'usine d'un fournisseur stratégique.

Révision des conditions

Les conditions convenues pour la première expédition sont rarement les meilleures un an plus tard. Prévoyez une révision, par exemple tous les six mois :

• paiement : après plusieurs livraisons ponctuelles, l'acheteur peut proposer de passer du paiement anticipé au paiement contre documents ou à des délais de crédit courts ; le vendeur peut s'appuyer sur une assurance-crédit ;
• Incoterms : les taux de fret ont changé, ou l'une des parties dispose d'un meilleur transitaire ;
• emballage et logistique : lots plus importants, autre type de conteneur, groupage ;
• documents : tous sont-ils encore nécessaires, en manque-t-il ?
• conformité : refaites un filtrage contre les listes de sanctions et revérifiez les données des registres, surtout après un changement d'actionnariat ou de compte bancaire.

Vérifiez tout changement des coordonnées bancaires du fournisseur par un canal indépendant, même avec un partenaire de confiance. Les relations de longue date sont une cible privilégiée de la fraude à la facture.

Prix de relation

Une relation ouvre des mécanismes de prix que l'achat ponctuel n'offre pas :

• paliers de volume : un prix plus bas au-delà d'un volume annuel fixé ;
• ristourne rétrospective : une partie du prix remboursée une fois un volume atteint en fin de période ;
• formule de prix : pour les matières premières cotées, prix = indice + marge fixe ; précisez la source de l'indice, la date de fixation du prix et la devise ;
• prix fixe trimestriel : de la prévisibilité en échange de moins de flexibilité ;
• allocation prioritaire en cas de pénurie : vaut parfois plus qu'une remise.

Une relation équitable fonctionne dans les deux sens : un fournisseur qui reçoit des prévisions fiables et des paiements ponctuels est plus disposé à maintenir ses prix lorsque le marché monte.

Pour les exportateurs philippins, c'est là que les acheteurs de l'UE se gagnent ou se perdent. Des lots constants, des documents complets à chaque expédition et l'alerte précoce de tout changement comptent davantage pour un service achats européen qu'une petite baisse de prix.

Fiche d'évaluation du fournisseur

Une fiche d'évaluation simple permet de garder des révisions de conditions factuelles :

• livraisons dans les délais et complètes (part) ;
• lots conformes au cahier des charges (part) ;
• réclamations et délai de résolution ;
• exhaustivité et exactitude des documents ;
• délai de réponse aux demandes ;
• coût de revient rendu réel par rapport au calcul.

Une seconde source

Même le meilleur fournisseur peut connaître une panne, une pénurie de matière première ou un problème de fret. Pour les intrants critiques, conservez un second fournisseur vérifié avec une part de volume plus faible. Savoir qu'une alternative existe aide aussi dans les négociations.

Commandes récurrentes sur Hiram

Sur Hiram, les opérations conclues et leurs conditions convenues restent dans votre historique, de sorte qu'une commande récurrente auprès du même fournisseur peut partir de la dernière version acceptée plutôt que de zéro. Pour savoir comment mener les cycles de négociation, voir notre guide sur la négociation des devis B2B.

Pour construire des relations durables avec vos fournisseurs, créez un compte Hiram.

Sources

• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• Europol, Invoice fraud: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/6_invoice_fraud.pdf (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• EU Sanctions Map: https://www.sanctionsmap.eu/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)