Zamówienia powtarzalne: umowa ramowa i relacja z dostawcą

Od pierwszej dostawy do relacji

Zanim zaproponujesz długoterminową współpracę, oceń pierwszą dostawę:

• czy towar spełnił specyfikację (wyniki analiz, reklamacje),
• czy dostawa przyszła w oknie czasowym,
• czy dokumenty były kompletne i spójne,
• jak dostawca reagował na problemy,
• czy rzeczywisty koszt całkowity odpowiadał kalkulacji.

Jeśli odpowiedzi są pozytywne, masz podstawę do rozmowy o dłuższej współpracy. Jeśli nie, lepiej wiedzieć to przed zobowiązaniem się na rok.

Umowa ramowa i zamówienia realizacyjne

Umowa ramowa ustala warunki, które obowiązują przy każdym zamówieniu, a konkretne dostawy są uruchamiane zamówieniami realizacyjnymi (call-off). W polskim prawie umowa ramowa nie jest odrębnym typem umowy, ale strony mogą ją zawrzeć w ramach swobody umów. Dzięki temu przy każdym zamówieniu negocjujecie tylko ilość, termin i ewentualnie cenę.

Co zwykle zawiera umowa ramowa:

Szacunkowy wolumen roczny nie powinien być zobowiązaniem do zakupu, chyba że strony tak postanowią. Zapisz wyraźnie, czy prognoza jest wiążąca.

Stała jakość

W powtarzalnych dostawach największym ryzykiem jest dryf jakości: każda partia mieści się w specyfikacji, ale parametry powoli przesuwają się w stronę granicy. Jak to kontrolować:

• próbki archiwalne: zachowuj próbkę z każdej partii przez uzgodniony okres,
• trend świadectw analizy: zestawiaj kluczowe parametry partia po partii, a nie tylko sprawdzaj zgodność z limitem,
• niezależna analiza co N dostaw: porównuj wynik dostawcy z wynikiem laboratorium zewnętrznego,
• zamrożenie specyfikacji: dostawca informuje z wyprzedzeniem o zmianie surowca, procesu lub zakładu,
• audyt lub wizyta: przy strategicznym dostawcy raz na jakiś czas zobacz zakład.

Przegląd warunków

Warunki uzgodnione przy pierwszej dostawie rzadko są optymalne po roku. Zaplanuj przegląd, np. co pół roku:

• płatność: po kilku terminowych dostawach możesz zaproponować przejście z przedpłaty na płatność przy dokumentach lub krótki termin; dostawca może zaproponować ubezpieczenie należności,
• Incoterms: zmieniły się stawki frachtu lub ktoś ma lepszego spedytora,
• opakowanie i logistyka: większe partie, inny rodzaj kontenera, konsolidacja,
• dokumenty: czy wszystkie są nadal potrzebne, czy brakuje jakiegoś,
• zgodność: ponowne sprawdzenie list sankcyjnych i danych rejestrowych, zwłaszcza przy zmianie właściciela lub rachunku.

Każdą zmianę rachunku bankowego dostawcy weryfikuj niezależnym kanałem, także u sprawdzonego partnera. Stali kontrahenci są częstym celem oszustw na podmianę rachunku.

Ceny w stałej relacji

Relacja pozwala na mechanizmy cenowe niedostępne przy jednorazowym zakupie:

• progi ilościowe: niższa cena powyżej określonego wolumenu rocznego,
• rabat retrospektywny: zwrot części ceny po osiągnięciu wolumenu na koniec okresu,
• formuła cenowa: dla surowców notowanych, cena = wskaźnik + stała marża; trzeba wskazać źródło wskaźnika, datę notowania i walutę,
• cena stała na kwartał: przewidywalność za cenę mniejszej elastyczności,
• pierwszeństwo przy niedoborach: czasem cenniejsze niż rabat.

Uczciwa relacja działa w obie strony: dostawca, który dostaje rzetelne prognozy i terminowe płatności, chętniej utrzyma cenę przy wzrostach rynkowych.

Ocena dostawcy

Prosta karta oceny wystarczy, by rozmowa o warunkach opierała się na faktach:

• dostawy na czas i w pełnej ilości (odsetek),
• partie zgodne ze specyfikacją (odsetek),
• reklamacje i czas ich rozpatrzenia,
• kompletność i poprawność dokumentów,
• szybkość odpowiedzi na zapytania,
• rzeczywisty koszt całkowity vs kalkulacja.

Drugie źródło

Nawet najlepszy dostawca może mieć awarię, problem z surowcem lub z frachtem. Przy towarach krytycznych utrzymuj drugiego, zweryfikowanego dostawcę z mniejszym udziałem w zakupach. Wiedza, że alternatywa istnieje, pomaga też w negocjacjach.

Powtarzalne zamówienia na Hiram

Na Hiram zakończone transakcje i uzgodnione warunki pozostają w historii, więc kolejne zamówienie u tego samego dostawcy można zacząć od ostatniej zaakceptowanej wersji, a nie od zera. Więcej o prowadzeniu rund negocjacji w artykule o negocjowaniu ofert B2B.

Jeśli chcesz budować stałe relacje z dostawcami, załóż konto w Hiram.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (art. 353^1, swoboda umów), ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093 (otwiera się w nowej karcie)
• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (otwiera się w nowej karcie)
• Europol, Invoice fraud: https://www.europol.europa.eu/cms/sites/default/files/documents/6_invoice_fraud.pdf (otwiera się w nowej karcie)
• EU Sanctions Map: https://www.sanctionsmap.eu/ (otwiera się w nowej karcie)