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Cumplimiento

Cómo verificar a un proveedor extranjero: VIES, registros, señales de alerta

Antes de la primera operación con una nueva contraparte, confirme tres cosas: que la empresa existe en un registro oficial, que la persona con la que trata puede actuar en su nombre y que la cuenta bancaria en la que se le pide pagar pertenece a esa empresa. La mayoría de estas comprobaciones son gratuitas y llevan minutos. A continuación se indica dónde buscar en la UE, en Polonia y en Filipinas como ejemplo de mercado no comunitario.

Por Hiram Trade Editorial Desk

Publicado

6 min de lectura

Paso 1: comprobar el número de IVA de la UE en VIES

VIES es el servicio de la Comisión Europea para comprobar si un número de IVA de la UE es válido para operaciones transfronterizas. Se introduce el código de país y el número y se obtiene una respuesta de válido o no válido. Algunos Estados miembros devuelven también el nombre y la dirección registrados; otros no.

Qué le da VIES:

  • confirmación de que el número existe y está registrado para el comercio intracomunitario;
  • prueba de diligencia debida en las entregas intracomunitarias (conserve la impresión o el número de consulta);
  • una forma de detectar discrepancias, como un número que pertenece a una empresa distinta de la que figura en la factura.

Qué no le da: la prueba de que está hablando con alguien de esa empresa, ni de que la cuenta bancaria le pertenece.

Paso 2: la lista blanca polaca de IVA (contrapartes polacas)

Al comprar a empresas polacas o venderles, la lista polaca de contribuyentes de IVA («lista blanca»), que lleva el director de la Administración Tributaria Nacional, muestra la situación en el IVA, los números fiscal y estadístico, el número de registro judicial, la dirección, los representantes y las cuentas bancarias que el contribuyente ha declarado.

Para los compradores polacos esto tiene consecuencias fiscales directas: pagar una operación de más de 15,000 PLN a una cuenta que no figura en la lista puede implicar que el gasto no sea deducible fiscalmente y que el pagador pase a ser responsable solidario de las deudas de IVA del proveedor correspondientes a esa operación, salvo que se presente un aviso ZAW-NR ante la oficina tributaria en los 7 días siguientes a la orden de transferencia.

Los proveedores extranjeros, por lo general, no figuran en la lista blanca, por lo que sus cuentas deben verificarse de otras formas (véase el paso 5).

Paso 3: registros mercantiles

  • Polonia, KRS (Registro Judicial Nacional) abarca sociedades, fundaciones y asociaciones. La búsqueda del Ministerio de Justicia muestra el extracto vigente con el órgano de administración, las reglas de representación, los apoderados (prokurent) y el capital social. Compruebe si el firmante puede firmar solo o únicamente de forma mancomunada.
  • Polonia, CEIDG abarca a los empresarios individuales: estado del registro, dirección, fecha de inicio, cualquier suspensión.
  • Otros países de la UE tienen sus propios registros mercantiles oficiales; utilice la fuente gubernamental en lugar de un intermediario de pago cuando la oficial sea gratuita.

Compare los datos del registro con la factura proforma, la firma del correo electrónico y el sitio web. Las diferencias en el nombre o la dirección exigen preguntas.

Paso 4: registros de Filipinas

Para contrapartes filipinas:

  • SEC (Securities and Exchange Commission) registra sociedades y asociaciones. El portal «Check with SEC» muestra si una entidad está registrada y cuál es su situación.
  • DTI (Department of Trade and Industry) registra los nombres comerciales de los empresarios individuales mediante BNRS. La búsqueda solo funciona con el nombre comercial exacto.
  • Algunos sectores tienen un registro adicional. La Philippine Coconut Authority, por ejemplo, mantiene registros de entidades empresariales basadas en el coco, incluidos los fabricantes-exportadores de aceite.

Los compradores de la UE deben pedir de entrada a los proveedores filipinos sus datos de registro SEC o DTI y contrastarlos con el portal oficial. Los exportadores filipinos pueden agilizar las cosas enviando esos datos, junto con sus referencias de compradores de la UE, con la primera cotización.

Paso 5: cuenta bancaria y persona de contacto

Aquí es donde se produce la mayor parte del fraude. Reglas generales:

  • la cuenta de la factura debe pertenecer a la empresa contratante y estar en el país donde está registrada u opera; una cuenta en un tercer país necesita una explicación;
  • confirme cualquier cambio de datos bancarios por teléfono, a un número que ya tuviera, nunca a través del correo que solicitó el cambio;
  • compruebe que el dominio del correo coincide con el sitio web de la empresa y no es un buzón gratuito;
  • para el primer pedido grande, considere un envío de prueba más pequeño.

Véase nuestra guía sobre el fraude comercial B2B para más información.

Paso 6: sanciones

Cribe a la empresa, a sus propietarios y a sus representantes frente a las listas de sanciones de la UE, la ONU, el Reino Unido y EE. UU. (OFAC). Nuestra guía de cribado de sanciones explica cómo.

Señales de alerta

SeñalQué hacer
Empresa registrada hace semanas que ofrece grandes volúmenespedir referencias e historial de envíos, empezar con poco
La dirección es una oficina virtual o no existecomprobar imágenes, pedir la dirección de la planta
Nombre casi idéntico al de un productor conocidocomparar el número de registro y el dominio con los del original
Cuenta a nombre de una persona física o en otro paísdetener el pago, obtener una explicación por escrito
Precio muy por debajo del mercado más presión de tiempoverificar la especificación y la capacidad de producción
Se niega a videollamadas o visitaspedir una inspección independiente
Documentos con tipografías mezcladas y sin números de referenciaconfirmar directamente con el emisor

Conserve un registro

Anote la fecha y el resultado de cada comprobación: captura de VIES, confirmación de la lista blanca el día del pago, extracto del registro, resultado del cribado de sanciones. En una inspección fiscal o en una disputa, esto demuestra que actuó con la diligencia debida.

Verificación en Hiram

En Hiram, las empresas con número de IVA de la UE se comprueban en VIES y las empresas polacas, además, frente a la lista blanca polaca de IVA y a KRS; cada perfil muestra el nivel de verificación realmente alcanzado. Las empresas de fuera de la UE no se comprueban automáticamente en registros. Todas las contrapartes se criban frente a las listas de sanciones de la UE, la ONU, el Reino Unido y EE. UU. Es un punto de partida útil, no un sustituto de sus propias comprobaciones sobre los datos bancarios, los contactos y la calidad del producto antes del primer pago.

Lista de comprobación

  • Número de IVA válido en VIES (confirmación guardada).
  • Inscripción en el registro del país de origen coincidente con los documentos.
  • El firmante tiene poder para representar a la empresa.
  • Para empresas polacas: cuenta en la lista blanca en la fecha del pago.
  • La cuenta pertenece a la contraparte y está en un país lógico.
  • Cribado de sanciones de la empresa y de sus propietarios.
  • Cualquier cambio de datos confirmado por un canal distinto.

En el mercado de Hiram, compruebe el nivel de verificación de cada contraparte en su perfil antes de fiarse de ella.

Fuentes

Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni aduanero. Las normas y los tipos cambian: consulte las fuentes oficiales vigentes o a un asesor antes de decidir.

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