Weryfikacja kontrahenta zagranicznego: VIES, biała lista, KRS

Krok 1: numer VAT w VIES

VIES to system Komisji Europejskiej do sprawdzania, czy numer VAT UE jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Wpisujesz kod kraju i numer, a system odpowiada, czy numer jest ważny. Część państw członkowskich zwraca też nazwę i adres, inne nie.

Co daje VIES:

• potwierdza, że numer istnieje i jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzunijnych,
• przy dostawach wewnątrzwspólnotowych pozwala udokumentować należytą staranność (zachowaj wydruk lub numer potwierdzenia zapytania),
• ujawnia rozbieżności, np. numer należący do innej firmy niż ta na fakturze.

Czego VIES nie daje: nie potwierdza, że rozmawiasz z przedstawicielem tej firmy, ani że podany rachunek bankowy do niej należy.

Krok 2: biała lista podatników VAT (kontrahenci z Polski)

Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa KAS zawiera m.in. status VAT, NIP, REGON, numer KRS, adres, osoby reprezentujące oraz rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez podatnika.

Dlaczego to ważne: jeśli płacisz za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, możesz nie zaliczyć tej płatności do kosztów podatkowych i ponosić solidarną odpowiedzialność za zaległości VAT kontrahenta w tej części. Skutków można uniknąć, składając zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.

Biała lista dotyczy podmiotów zarejestrowanych w Polsce. Zagraniczny dostawca zwykle nie ma na niej rachunku, a wtedy weryfikację rachunku trzeba przeprowadzić innymi drogami (patrz krok 5).

Krok 3: KRS i CEIDG

• KRS (spółki, fundacje, stowarzyszenia): wyszukiwarka Ministerstwa Sprawiedliwości pokazuje odpis aktualny z zarządem, sposobem reprezentacji, prokurentami i kapitałem. Sprawdź, czy osoba podpisująca umowę może to zrobić sama, czy wymagana jest reprezentacja łączna.
• CEIDG (jednoosobowe działalności gospodarcze): status wpisu, adres, data rozpoczęcia działalności, ewentualne zawieszenie.

Porównaj dane z rejestru z danymi na fakturze proforma, w podpisie e-maila i na stronie internetowej. Rozbieżności w adresie lub nazwie to sygnał do dalszych pytań.

Krok 4: rejestry za granicą, przykład Filipin

Każdy kraj ma własne rejestry. Na Filipinach:

• SEC (Securities and Exchange Commission) rejestruje spółki (corporations) i spółki osobowe (partnerships). Portal „Check with SEC" pozwala sprawdzić, czy podmiot jest zarejestrowany, i jego status.
• DTI (Department of Trade and Industry) rejestruje nazwy handlowe jednoosobowych przedsiębiorców w systemie BNRS. Wyszukiwanie działa tylko dla dokładnej nazwy.
• W branżach regulowanych istnieją dodatkowe rejestry. Na przykład Philippine Coconut Authority prowadzi rejestracje podmiotów działających w sektorze kokosowym, w tym producentów-eksporterów oleju.

W innych krajach szukaj oficjalnego rejestru handlowego (izba handlowa, ministerstwo, sąd rejestrowy). Unikaj płatnych pośredników, którzy „weryfikują" firmę na podstawie nieznanych źródeł, jeśli oficjalny rejestr jest dostępny bezpłatnie.

Krok 5: rachunek bankowy i osoba kontaktowa

To najczęstszy punkt ataku. Zasady:

• rachunek na fakturze powinien należeć do firmy, z którą zawierasz umowę, i znajdować się w kraju jej siedziby lub działalności; rachunek w trzecim kraju wymaga wyjaśnienia,
• zmianę rachunku potwierdzaj telefonicznie pod numerem znanym wcześniej, nie z e-maila z prośbą o zmianę,
• sprawdź, czy domena e-mail jest zgodna ze stroną firmy i nie jest darmową skrzynką,
• przy pierwszej dużej transakcji rozważ mniejszą dostawę próbną.

Więcej w artykule o oszustwach w handlu B2B.

Krok 6: sankcje

Sprawdź firmę, jej właścicieli i osoby reprezentujące na listach sankcyjnych UE, ONZ, Wielkiej Brytanii i USA (OFAC), a w Polsce także na liście MSWiA. Opisaliśmy to w artykule o sankcjach w handlu B2B.

Sygnały ostrzegawcze

Dokumentuj weryfikację

Zapisuj datę i wynik każdej kontroli: zrzut ekranu z VIES, potwierdzenie z białej listy z dnia przelewu, odpis z KRS, wynik sprawdzenia list sankcyjnych. W razie kontroli podatkowej lub sporu pokażesz, że działałeś z należytą starannością.

Weryfikacja na Hiram

Na Hiram firmy z unijnym numerem VAT są sprawdzane w VIES, a polskie dodatkowo na białej liście VAT i w KRS; profil każdej firmy pokazuje faktycznie osiągnięty poziom weryfikacji. Firmy spoza UE nie są automatycznie sprawdzane w rejestrach. Wszyscy kontrahenci są przesiewani przez listy sankcyjne UE, ONZ, Wielkiej Brytanii i USA. To dobry punkt wyjścia, ale nie zastępuje Twojej własnej oceny rachunku bankowego, osób kontaktowych i jakości towaru przed pierwszą płatnością.

Checklista

• Numer VAT aktywny w VIES (zapisane potwierdzenie).
• Wpis w rejestrze kraju siedziby, zgodny z danymi na dokumentach.
• Osoba podpisująca ma prawo reprezentacji.
• Dla firm z Polski: rachunek na białej liście w dniu płatności.
• Rachunek należy do kontrahenta i jest w logicznym kraju.
• Sprawdzenie list sankcyjnych dla firmy i właścicieli.
• Zmiany danych potwierdzone innym kanałem.

Na rynku Hiram sprawdzaj poziom weryfikacji na profilu każdego kontrahenta, zanim na nim polegasz.

Źródła

• Komisja Europejska, VIES - weryfikacja numeru VAT: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ (otwiera się w nowej karcie)
• Biznes.gov.pl, Biała lista podatników VAT: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00226 (otwiera się w nowej karcie)
• Ministerstwo Finansów, Wykaz podatników VAT (wyszukiwarka): https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka (otwiera się w nowej karcie)
• Ministerstwo Sprawiedliwości, Wyszukiwarka KRS: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/ (otwiera się w nowej karcie)
• CEIDG, wyszukiwarka przedsiębiorców: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx (otwiera się w nowej karcie)
• Securities and Exchange Commission (Filipiny), Check with SEC: https://checkwithsec.sec.gov.ph/ (otwiera się w nowej karcie)
• DTI (Filipiny), Business Name Search - BNRS: https://bnrs.dti.gov.ph/search (otwiera się w nowej karcie)
• Philippine Coconut Authority: https://www.pca.gov.ph/ (otwiera się w nowej karcie)