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Conformité

Comment vérifier un fournisseur étranger : VIES, registres, signaux d'alerte

Avant la première opération avec une nouvelle contrepartie, vérifiez trois choses : l'entreprise existe dans un registre officiel, la personne avec qui vous traitez peut agir pour elle, et le compte bancaire sur lequel on vous demande de payer appartient à cette entreprise. La plupart de ces contrôles sont gratuits et prennent quelques minutes. Voici où chercher dans l'UE, en Pologne et aux Philippines, pris comme exemple de marché hors UE.

Par Hiram Trade Editorial Desk

Publié le

6 min de lecture

Étape 1 : vérifier le numéro de TVA de l'UE dans VIES

VIES est le service de la Commission européenne qui permet de vérifier si un numéro de TVA de l'UE est valide pour des transactions transfrontalières. Vous saisissez le code pays et le numéro et obtenez une réponse valide ou non valide. Certains États membres renvoient aussi la dénomination et l'adresse enregistrées ; d'autres non.

Ce que VIES vous apporte :

  • la confirmation que le numéro existe et est enregistré pour les échanges intra-UE ;
  • une preuve de diligence raisonnable pour les livraisons intra-UE (conservez l'impression ou le numéro de consultation) ;
  • un moyen de repérer des incohérences, comme un numéro appartenant à une autre entreprise que celle figurant sur la facture.

Ce qu'il ne vous apporte pas : la preuve que vous parlez à quelqu'un de cette entreprise, ou que le compte bancaire lui appartient.

Étape 2 : la liste blanche TVA polonaise (contreparties polonaises)

Lorsque vous achetez à des entreprises polonaises ou leur vendez, la liste polonaise des assujettis à la TVA (« liste blanche »), tenue par le chef de l'administration fiscale nationale, indique le statut TVA, les numéros fiscaux et statistiques, le numéro du registre judiciaire, l'adresse, les représentants et les comptes bancaires déclarés par l'assujetti.

Pour les acheteurs polonais, cela a des conséquences fiscales directes : payer une transaction d'un montant supérieur à PLN 15,000 sur un compte ne figurant pas sur la liste peut rendre la dépense non déductible fiscalement et rendre le payeur solidairement responsable des arriérés de TVA du fournisseur sur cette transaction, sauf si un avis ZAW-NR est déposé auprès de l'administration fiscale dans les 7 jours suivant l'ordre de virement.

Les fournisseurs étrangers ne figurent en général pas sur la liste blanche ; leurs comptes doivent donc être vérifiés autrement (voir l'étape 5).

Étape 3 : registres des entreprises

  • Pologne, KRS (registre national des tribunaux) couvre les sociétés, les fondations et les associations. La recherche du ministère de la Justice affiche l'extrait à jour avec le conseil d'administration, les règles de représentation, les fondés de pouvoir (prokurent) et le capital social. Vérifiez si le signataire peut signer seul ou seulement conjointement.
  • Pologne, CEIDG couvre les entrepreneurs individuels : statut d'enregistrement, adresse, date de début, éventuelle suspension.
  • Les autres pays de l'UE ont leurs propres registres officiels des entreprises ; utilisez la source gouvernementale plutôt qu'un intermédiaire payant lorsque la source officielle est gratuite.

Comparez les données du registre avec la facture pro forma, la signature de l'e-mail et le site web. Des différences de nom ou d'adresse appellent des questions.

Étape 4 : registres philippins

Pour les contreparties philippines :

  • La SEC (Securities and Exchange Commission) enregistre les sociétés et les partenariats. Le portail « Check with SEC » indique si une entité est enregistrée et son statut.
  • Le DTI (Department of Trade and Industry) enregistre les noms commerciaux des entrepreneurs individuels via BNRS. La recherche ne fonctionne que pour le nom commercial exact.
  • Certains secteurs ont un enregistrement supplémentaire. La Philippine Coconut Authority, par exemple, tient les enregistrements des entités commerciales du secteur de la noix de coco, y compris les fabricants-exportateurs d'huile.

Les acheteurs de l'UE doivent demander d'emblée aux fournisseurs philippins leurs données d'enregistrement SEC ou DTI et les vérifier sur le portail officiel. Les exportateurs philippins peuvent accélérer les choses en envoyant ces informations, ainsi que leurs références d'acheteurs de l'UE, avec le premier devis.

Étape 5 : compte bancaire et personne de contact

C'est là que se produit l'essentiel des fraudes. Règles pratiques :

  • le compte figurant sur la facture doit appartenir à la société contractante et se trouver dans le pays où elle est immatriculée ou exerce son activité ; un compte dans un pays tiers appelle une explication ;
  • confirmez tout changement de coordonnées bancaires par téléphone, à un numéro que vous aviez déjà, jamais via l'e-mail qui a demandé le changement ;
  • vérifiez que le domaine de l'e-mail correspond au site web de l'entreprise et n'est pas une messagerie gratuite ;
  • pour la première grosse commande, envisagez une expédition d'essai plus petite.

Voir notre guide sur la fraude commerciale B2B pour en savoir plus.

Étape 6 : sanctions

Filtrez l'entreprise, ses propriétaires et ses représentants au regard des listes de sanctions de l'UE, de l'ONU, du Royaume-Uni et des États-Unis (OFAC). Notre guide du filtrage des sanctions explique comment faire.

Signaux d'alerte

SignalQue faire
Société immatriculée depuis quelques semaines mais proposant de gros volumesdemandez des références et l'historique d'expéditions, commencez petit
L'adresse est un bureau virtuel ou n'existe pasvérifiez les images, demandez l'adresse de l'usine
Nom presque identique à celui d'un producteur connucomparez le numéro d'enregistrement et le domaine avec l'original
Compte détenu par un particulier ou dans un autre paysarrêtez le paiement, obtenez une explication écrite
Prix bien inférieur au marché et pression sur les délaisvérifiez la spécification et la capacité de production
Refuse les appels vidéo ou les visitesdemandez une inspection indépendante
Documents aux polices mélangées et sans numéros de référenceconfirmez directement auprès de l'émetteur

Conserver une trace

Consignez la date et le résultat de chaque contrôle : capture d'écran VIES, confirmation de la liste blanche le jour du paiement, extrait de registre, résultat du filtrage des sanctions. En cas de contrôle fiscal ou de litige, cela montre que vous avez agi avec la diligence requise.

La vérification sur Hiram

Sur Hiram, les entreprises disposant d'un numéro de TVA de l'UE sont vérifiées dans VIES, et les entreprises polonaises le sont aussi au regard de la liste blanche TVA polonaise et du KRS ; chaque profil indique le niveau de vérification effectivement atteint. Les entreprises hors UE ne sont pas vérifiées automatiquement dans les registres. Toutes les contreparties sont filtrées au regard des listes de sanctions de l'UE, de l'ONU, du Royaume-Uni et des États-Unis. C'est un point de départ utile, pas un substitut à vos propres contrôles sur les coordonnées bancaires, les contacts et la qualité du produit avant le premier paiement.

Liste de contrôle

  • Numéro de TVA valide dans VIES (confirmation enregistrée).
  • Inscription au registre du pays d'origine concordant avec les documents.
  • Le signataire a le pouvoir de représenter l'entreprise.
  • Pour les entreprises polonaises : compte figurant sur la liste blanche à la date du paiement.
  • Le compte appartient à la contrepartie et se trouve dans un pays logique.
  • Filtrage des sanctions de l'entreprise et de ses propriétaires.
  • Tout changement de coordonnées confirmé par un canal distinct.

Sur le marché Hiram, vérifiez le niveau de vérification de chaque contrepartie sur son profil avant de vous y fier.

Sources

Cet article est fourni à titre d’information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou douanier. Les règles et les taux évoluent : consultez les sources officielles en vigueur ou un conseiller avant de décider.

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