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如何核查海外供应商：VIES、登记册与危险信号

在与新的交易对手进行第一笔交易之前，请确认三件事：该公司存在于官方登记册中，与你打交道的人有权代表该公司，以及要求你付款的银行账户属于该公司。这些核查大多是免费的，几分钟即可完成。下面以欧盟、波兰以及作为非欧盟市场示例的菲律宾为例，说明应到哪里查询。

作者：Hiram Trade Editorial Desk

发布时间

阅读约6分钟

第 1 步：在 VIES 中核查欧盟 VAT 号码

VIES 是欧盟委员会的服务，用于核查某个欧盟 VAT 号码对跨境交易是否有效。你输入国家代码和号码，得到有效或无效的答复。部分成员国还会返回登记的名称和地址；其他成员国则不会。

VIES 能给你的：

  • 确认该号码存在并已登记用于欧盟内部贸易；
  • 欧盟内部供货的尽职调查证据（保留打印件或查询编号）；
  • 发现不一致的途径，例如某个号码属于与发票上不同的公司。

它不能给你的：证明你正在与该公司的人交谈，或该银行账户属于该公司。

第 2 步：波兰 VAT 白名单（针对波兰交易对手）

与波兰公司买卖时，由国家税务管理局局长保管的波兰 VAT 纳税人名单（“白名单”）显示 VAT 状态、税号和统计号码、法院登记号、地址、代表人以及纳税人申报的银行账户。

对波兰买家而言，这直接涉及税务后果：为价值超过 PLN 15,000 的交易向不在名单上的账户付款，可能意味着该费用不可税前扣除，并且付款人对该笔交易的供应商 VAT 欠款承担连带责任，除非在下达转账指令后 7 天内向税务机关提交 ZAW-NR 通知。

外国供应商一般不在白名单上，因此其账户必须通过其他方式核实（见第 5 步）。

第 3 步：公司登记册

  • 波兰，KRS（国家法院登记册）涵盖公司、基金会和协会。司法部的查询显示当前摘录，包含董事会、代表规则、代理人 (prokurent) 和股本。请核查签署人是可以单独签署还是只能共同签署。
  • 波兰，CEIDG 涵盖个体经营者：登记状态、地址、开业日期、是否有任何停业。
  • 其他欧盟国家有各自的官方商业登记册；如果官方登记册免费，请使用政府来源，而不是付费中介。

将登记册数据与形式发票、电子邮件签名和网站进行比较。名称或地址的差异需要提出疑问。

第 4 步：菲律宾登记册

对于菲律宾的交易对手：

  • **SEC（证券交易委员会）**登记公司和合伙企业。“Check with SEC”门户显示某个实体是否已登记及其状态。
  • **DTI（贸易和工业部）**通过 BNRS 登记个体经营者的商号。查询仅对完全一致的商号有效。
  • 某些行业有额外的登记。例如，菲律宾椰子管理局保存以椰子为基础的商业实体的登记，包括油品制造商兼出口商。

欧盟买家应在一开始就向菲律宾供应商索取其 SEC 或 DTI 登记信息，并对照官方门户进行核查。菲律宾出口商可以在第一次报价时一并发送这些信息以及其欧盟买家的推荐人，以加快进程。

第 5 步：银行账户和联系人

大多数欺诈发生在这里。经验法则：

  • 发票上的账户应属于签约公司，并位于其注册或经营所在的国家；位于第三国的账户需要解释；
  • 任何银行账户信息的变更，都要通过你原有的电话号码确认，切勿通过要求变更的那封电子邮件确认；
  • 核查电子邮件域名是否与公司网站一致，而不是免费邮箱；
  • 对于首笔大额订单，可考虑先发一笔较小的试运货物。

更多内容请参见我们的 B2B 贸易欺诈指南。

第 6 步：制裁

对照欧盟、联合国、英国和美国 (OFAC) 的制裁名单，对公司、其所有者及其代表进行筛查。我们的制裁筛查指南说明了方法。

危险信号

信号应对措施
公司几周前才注册，却提供大批量索取推荐人和发货记录，从小批量开始
地址是虚拟办公室或不存在查看影像，索取工厂地址
名称与某知名生产商几乎相同将注册号和域名与原件比较
账户由个人持有或位于另一个国家停止付款，获取书面解释
价格远低于市场，且有时间压力核实规格和生产能力
拒绝视频通话或访问要求进行独立检验
单据字体混杂且没有参考编号直接向出具方确认

保留记录

记录每次核查的日期和结果：VIES 截图、付款当日的白名单确认、登记册摘录、制裁筛查结果。在税务审计或争议中，这表明你已尽到应有的谨慎。

Hiram 上的核验

在 Hiram 上，拥有欧盟 VAT 号码的公司会在 VIES 中核查，波兰公司还会对照波兰 VAT 白名单和 KRS 核查；每个资料页都会显示实际达到的核验级别。欧盟以外的公司不会自动在登记册中核查。所有交易对手都会对照欧盟、联合国、英国和美国的制裁名单进行筛查。这是一个有用的起点，但不能替代你在首次付款之前自行核查银行账户信息、联系人和产品质量。

检查清单

  • VAT 号码在 VIES 中有效（已保存确认）。
  • 所在国登记册中的条目与文件相符。
  • 签署人有权代表公司。
  • 对于波兰公司：付款当日账户在白名单上。
  • 账户属于交易对手，且位于合乎逻辑的国家。
  • 对公司及其所有者进行制裁筛查。
  • 任何信息变更都通过另一渠道确认。

在 Hiram 市场上，请在依赖每个交易对手之前，先在其资料页上查看其核验级别。

参考来源

本文仅供参考，不构成法律、税务或海关建议。规则和税率会发生变化：作出决定前请查阅现行官方资料或咨询顾问。

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