Status administratora danych - Hiram Trade

Wersja: 2026-10-01. Data wejścia w życie: 2026-10-01.

Firmy korzystające z Platformy pytają niekiedy o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Ten dokument wyjaśnia, dlaczego w zakresie Usług objętych Regulaminem JIII-LEGACY (dalej: „Operator”) nie przetwarza danych osobowych w imieniu Firm, lecz jako samodzielny administrator, i dlaczego umowa powierzenia nie jest zawierana.

1. Oświadczenie Operatora

Operator oświadcza, że w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w Platformie - w tym danych Użytkowników, przedstawicieli i pracowników Firm, osób kontaktowych wskazanych w Transakcjach oraz osób, których dane znajdują się w Treściach - jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i przetwarza te dane zgodnie z Polityką prywatności.

2. Uzasadnienie

1. Operator sam ustala cele przetwarzania. Dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi platformy handlowej, której zasady (etapowe ujawnianie danych, maskowanie danych kontaktowych, Dopasowania, weryfikacja, moderacja, rozliczanie Opłaty Transakcyjnej, obowiązki DAC7 i DSA) określa Operator, a nie poszczególne Firmy. Dane jednej Firmy są przekazywane innym Firmom według reguł Operatora.
2. Operator sam ustala sposoby przetwarzania. Operator decyduje o zakresie zbieranych danych, okresach przechowywania, niezmienności historii handlowej, dostawcach infrastruktury i środkach bezpieczeństwa. Firma nie wydaje Operatorowi poleceń co do przetwarzania.
3. Operator przetwarza dane także we własnych celach, m.in. do ustalenia i dochodzenia roszczeń o Opłatę Transakcyjną, przeciwdziałania obchodzeniu Platformy, obliczania wskaźników wiarygodności i wykonania obowiązków prawnych. Podmiot przetwarzający nie może przetwarzać danych we własnych celach (art. 28 ust. 10 RODO).
4. Takie ujęcie jest zgodne ze stanowiskiem, że operatorzy platform pośrednictwa, portali ogłoszeniowych i serwisów społecznościowych są co do zasady administratorami danych przetwarzanych w ramach ich usług. Odpowiada ono kryteriom rozróżnienia administratora i podmiotu przetwarzającego opisanym w wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych 07/2020 w sprawie pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego.
5. Firma jest odrębnym administratorem danych, które sama wprowadza do Platformy (np. dane swoich pracowników lub kontrahentów) i które otrzymuje od innych Firm (np. dane osób kontaktowych po osiągnięciu przez Transakcję statusu AGREED). Każda Firma odpowiada za podstawę prawną przekazania tych danych do Platformy i za poinformowanie osób, których dane dotyczą, w szczególności swoich pracowników wskazanych jako Użytkownicy lub osoby kontaktowe.
6. Operator i Firmy nie są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO, ponieważ nie ustalają wspólnie celów i sposobów przetwarzania.

3. Obowiązki Operatora wobec Firm

Niezależnie od statusu administratora Operator zobowiązuje się wobec Firm do:

1. przetwarzania danych przekazanych przez Firmę wyłącznie w celach opisanych w Polityce prywatności;
2. stosowania środków bezpieczeństwa opisanych w Polityce prywatności;
3. korzystania wyłącznie z podmiotów przetwarzających wymienionych w dokumencie „Lista podmiotów przetwarzających” i informowania o zmianach tej listy z wyprzedzeniem co najmniej 15 dni;
4. informowania Firmy bez zbędnej zwłoki o naruszeniu ochrony danych dotyczącym danych jej Użytkowników, jeżeli może ono wpływać na Firmę;
5. współpracy przy realizacji żądań osób, których dane dotyczą, skierowanych do Firmy, w zakresie danych przetwarzanych w Platformie.

4. Kiedy umowa powierzenia może być potrzebna

Jeżeli Operator zacznie świadczyć usługi, w których przetwarza dane wyłącznie na polecenie i na rzecz Firmy (np. import bazy kontrahentów Firmy do niezależnego od Platformy modułu zakupowego, integracja z systemem ERP Firmy lub indywidualne usługi w planie ENTERPRISE), Operator zawrze z Firmą umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO. Umowę po stronie Operatora zawiera spółka reprezentowana zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym; jej wzór Operator przedstawi przed rozpoczęciem świadczenia takiej usługi.

5. Kontakt

Pytania dotyczące danych osobowych: privacy@hiramtrade.com.