Dokument prawny
Zasady weryfikacji firm - Hiram Trade
- Wersja
- 2026-10-01
- Obowiązuje od
- 1 października 2026
- Operator
- JIII-LEGACY
Wersja: 2026-10-01. Data wejścia w życie: 2026-10-01.
Zasady stanowią część Regulaminu. Operatorem jest JIII-LEGACY.
1. Zasady ogólne
- Poziom Weryfikacji informuje, co Operator faktycznie sprawdził w odniesieniu do Firmy i kiedy. Poziom jest przyznawany wyłącznie po rzeczywistym sprawdzeniu. Nie można go kupić ani uzyskać w ramach Subskrypcji; przesłanie dokumentu bez jego przeglądu nie skutkuje przyznaniem poziomu.
- Weryfikacja przebiega w sprawie weryfikacyjnej o statusach: roboczy, złożony, w trakcie przeglądu, zatwierdzony, odrzucony, wymaga uzupełnienia. Każda czynność osoby weryfikującej jest zapisywana w dzienniku audytowym.
- Profil Firmy pokazuje najwyższy przyznany Poziom Weryfikacji i datę sprawdzenia. Przed Połączeniem inne Firmy widzą Poziom Weryfikacji, ale nie widzą nazwy Firmy; po Połączeniu widzą podsumowanie dowodów weryfikacji (Regulamin § 10).
- Stan wdrożenia: w dniu wejścia w życie tej wersji Platforma przyznaje poziom 02 - automatycznie, po zgodnym sprawdzeniu danych Firmy w rejestrach publicznych (VIES, a dla Firm polskich także KRS i wykaz podatników VAT), albo po ręcznym przeglądzie przez osobę weryfikującą - na okres 12 miesięcy, z ponownym sprawdzeniem przed jego upływem i po zmianie danych rejestrowych Firmy. Poziomy 03-05 będą przyznawane po uruchomieniu odpowiednich procedur, o czym Operator poinformuje.
2. Poziomy Weryfikacji
| Poziom | Oznaczenie | Co sprawdzamy | Co poziom oznacza |
|---|---|---|---|
| 01 | EMAIL_VERIFIED | Kontrolę adresu e-mail Użytkownika przez jednorazowy link lub przez potwierdzenie adresu przez dostawcę tożsamości (Google; Microsoft tylko z potwierdzeniem właściciela domeny). | Użytkownik ma dostęp do skrzynki e-mail. Nie potwierdza istnienia Firmy. |
| 02 | COMPANY_VERIFIED | Istnienie i status Firmy w rejestrze publicznym (np. KRS, CEIDG, rejestr zagraniczny, VIES, wykaz podatników VAT, GLEIF): nazwę, numer rejestrowy, numer podatkowy, adres siedziby i to, czy Firma jest aktywna; zgodność z danymi w profilu. | Firma o podanych danych istnieje i jest aktywna według rejestru w dniu sprawdzenia. |
| 03 | DOCUMENTS_VERIFIED | Przegląd przez osobę weryfikującą dokumentów przedłożonych przez Firmę: odpisu z rejestru, dokumentu potwierdzającego umocowanie Użytkownika (pełnomocnictwo lub reprezentacja wynikająca z rejestru), a w razie deklarowania - certyfikatów, koncesji i zezwoleń (sprawdzenie w rejestrze wystawcy, gdy jest dostępny). | Dokumenty zostały przejrzane i nie stwierdzono w nich niezgodności. Nie potwierdza jakości towarów ani ciągłej ważności certyfikatów. |
| 04 | TRADE_VERIFIED | Historię handlową Firmy: Transakcje zakończone w Platformie (których liczbę i wartość ocenia osoba weryfikująca) lub dokumenty potwierdzające wcześniejsze transakcje handlowe (faktury, dokumenty przewozowe), przejrzane przez osobę weryfikującą. | Firma rzeczywiście prowadzi handel towarami w zakresie wskazanym w profilu. |
| 05 | ENHANCED_DUE_DILIGENCE | Pogłębioną weryfikację: beneficjentów rzeczywistych (np. CRBR lub odpowiednik zagraniczny), członków organów, sprawdzenie Firmy, beneficjentów i członków organów na listach sankcyjnych (UE, ONZ, Polska, a także OFAC i UK), przegląd informacji publicznych o istotnych zdarzeniach negatywnych. Przeprowadzana na wniosek, w planie ENTERPRISE lub gdy wymaga tego ryzyko. | W dniu sprawdzenia nie stwierdzono trafień sankcyjnych ani istotnych okoliczności negatywnych w przejrzanych źródłach. |
3. Przebieg i aktualność
- Firma składa wniosek o weryfikację w ustawieniach Konta Firmy i przekazuje wymagane dane i dokumenty. Operator może zażądać dodatkowych dokumentów, tłumaczenia przysięgłego lub poświadczenia.
- Operator rozpatruje wniosek w terminie do 10 Dni Roboczych od otrzymania kompletu danych i dokumentów. W sprawach wymagających dodatkowych dokumentów, tłumaczeń lub odpowiedzi z rejestrów zagranicznych termin może zostać przedłużony, o czym Operator informuje Firmę. Sprawdzenie automatyczne w rejestrach publicznych jest zwykle wykonywane niezwłocznie, a przy niedostępności rejestru - ponawiane.
- Poziom Weryfikacji jest ważny według stanu na dzień sprawdzenia. Operator może okresowo powtarzać sprawdzenie (w szczególności kontrolę sankcyjną) i zażądać aktualizacji. Firma jest obowiązana niezwłocznie informować o zmianach danych rejestrowych, reprezentacji lub utracie zezwoleń.
- Operator może obniżyć lub cofnąć Poziom Weryfikacji, jeżeli dane okażą się nieprawdziwe lub nieaktualne, Firma nie przedstawi wymaganych dokumentów albo nastąpi trafienie sankcyjne. Decyzja zawiera uzasadnienie i podlega odwołaniu w trybie Procedury reklamacyjnej.
- Dane osobowe przetwarzane w ramach weryfikacji opisuje Polityka prywatności.
4. Czym weryfikacja nie jest
Weryfikacja nie jest gwarancją. Poziom Weryfikacji potwierdza wyłącznie okoliczności opisane w tabeli, według stanu na dzień sprawdzenia i na podstawie źródeł dostępnych Operatorowi. Nie stanowi zapewnienia co do wypłacalności, uczciwości, jakości towarów, zdolności do wykonania Transakcji ani zgodności Transakcji z prawem. Nie zastępuje własnej należytej staranności Firmy, w tym weryfikacji kontrahenta i rachunku bankowego przed zapłatą. Operator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje handlowe podjęte na podstawie Poziomu Weryfikacji, z zastrzeżeniem § 20 i § 22 Regulaminu.