تخطَّ إلى المحتوى
ابدأ الآن
أدلّة

كيف تكتب طلب عرض أسعار (RFQ) يجيب عنه الموردون فعلًا (نموذج)

يجيب الموردون عن الطلبات التي يستطيعون تسعيرها دون العودة إليك: مواصفة واضحة، وكمية، وقاعدة Incoterms مع مكان مسمّى، وفترة تسليم، وشروط دفع. أما عبارة من سطر واحد مثل "أرسلوا أفضل سعر لزيت جوز الهند" فتذهب إلى أسفل الكومة أو تُقابَل بسعر مضخّم لتغطية كل مجهول. وهذا ما ينبغي تضمينه، مع نموذج يمكنك نسخه.

بقلم Hiram Trade Editorial Desk

نُشرت

قراءة 6 دقيقة

لماذا يتجاهل الموردون الطلبات

يقرر مدير المبيعات المتمرس خلال دقيقة ما إذا كان الطلب جادًا. والأسباب المعتادة لتجاهله:

  • لا كمية، أو نطاق غير واقعي ("1-1000 MT")؛
  • لا مكان تسليم، فلا يمكن تسعير الشحن؛
  • مواصفة غامضة يمكن أن تطابقها أي درجة؛
  • لا يُعرف من يسأل: لا اسم شركة ولا رقم ضريبة قيمة مضافة أو تسجيل ولا موقع إلكتروني؛
  • لا موعد نهائي للرد، أو موعد مستحيل.

كل مجهول هو خطر سيسعّره المورّد، أو سبب للانتقال إلى طلب آخر.

ما يتضمنه RFQ الجيد

1. من أنت

الاسم الكامل للشركة، والبلد، ورقم ضريبة القيمة المضافة أو رقم تسجيل الشركة، وجهة الاتصال، وجملة واحدة عن الغرض من البضائع. يحتاج المورّد إلى أن يرى مشتريًا حقيقيًا لا شخصًا يجمع أسعارًا لإعادة البيع.

2. مواصفة المنتج

  • الاسم التجاري، ورمز HS (النظام المنسق) إن كنت تعرفه؛
  • الدرجة أو فئة الجودة؛
  • المعاملات الرئيسية مع حدودها (مثل الحد الأقصى للرطوبة، والحد الأدنى للمحتوى، والشوائب)؛
  • طريقة الاختبار حيث يكون ذلك مهمًا (مثل طريقة ISO أو AOCS)؛
  • التعبئة: سائب، أكياس كبيرة، براميل، IBC، فليكسي تانك، التحميل على بالتات، الوسم؛
  • شهادات الجودة أو النظم المطلوبة (مثل شهادة نظام إدارة سلامة الأغذية، والاعتماد العضوي).

أرفق ورقة المواصفات الخاصة بك إن وجدت. وفرّق بين المعاملات الإلزامية والمرغوبة.

3. الكمية والتفاوت

اذكر الكمية لكل شحنة، وعدد الشحنات، والوحدة (أطنان متريّة، لترات، حاويات 20' أو 40'). وأضف التفاوت المقبول، مثل +/- 5%. وإذا كنت تخطط للدفع بخطاب اعتماد، فاعلم أن UCP 600 له قواعده الخاصة بتفاوت الكمية والمبلغ، فاجعل صياغتك متسقة معها.

4. قاعدة Incoterms والمكان

هذا أهم مدخل منفرد في التسعير. اكتب مثلًا "CIP Rotterdam, Incoterms 2020" أو "FCA Manila, Incoterms 2020". وإذا كنت تقبل بديلًا فاطلب سعرًا للاثنين. يشرح دليلنا عن Incoterms 2020 كيف تختار.

5. فترة التسليم

بدلًا من "في أقرب وقت"، أعطِ فترة: "التحميل في نوفمبر 2026" أو "التسليم إلى المستودع من 1 إلى 15 ديسمبر 2026". يحتاج المورّد إلى معرفة ما إذا كان الإنتاج ومساحة الشحن متاحين.

6. شروط الدفع

اذكر ما تقترحه: دفع مقدم، دفع مقدم جزئي، دفع نقدًا مقابل المستندات، خطاب اعتماد، دفع مؤجل. شروط الدفع تغيّر السعر، فيحتاجها المورّد قبل التسعير. راجع نظرتنا العامة عن شروط الدفع.

7. المستندات

اذكر المستندات التي تحتاجها قبل قبول التسليم: الفاتورة التجارية، وقائمة التعبئة، وبوليصة الشحن أو مستند نقل آخر، وشهادة المنشأ، وشهادة التحليل، وشهادة التأمين، وحيث يلزم إثبات المنشأ التفضيلي. وإذا أردت فحصًا مستقلًا قبل الشحن، فحدد من يطلبه ومن يدفع تكلفته.

8. موعد الرد والصلاحية

حدد تاريخًا للردود ومدة صلاحية دنيا للعرض (مثل 7 أيام). وبالنسبة إلى السلع المتقلبة الأسعار، كثيرًا ما يحدّ الموردون الصلاحية؛ والأفضل معرفة ذلك مسبقًا.

9. الشروط التجارية

اذكر ما إذا كنت تحتاج عينة، والقانون الذي يحكم العقد، وكيف ستُحسم النزاعات، وما إذا كنت تتوقع أن يوقّع المورّد نموذج عقدك.

طلب واحد، وإجابات قابلة للمقارنة

حين ترسل طلبًا إلى عدة موردين، أرسل إلى كل منهم النص نفسه. عندها فقط يمكنك مقارنة الردود. واطلب العرض بصيغة ثابتة: سعر الوحدة، والعملة، والقاعدة والمكان، ومدة التوريد، والدفع، والصلاحية. وعلى Hiram، للطلبات بنية ثابتة ويرد الموردون المطابقون بالصيغة نفسها، مما يسهّل مقارنة العروض بحسب التكلفة الإجمالية عند الوصول.

نموذج RFQ

الموضوع: RFQ - [المنتج] - [الكمية] - [Incoterms والمكان] - الرد قبل [التاريخ]

1. المشتري
   [اسم الشركة]، [البلد]، رقم ضريبة القيمة المضافة/التسجيل: [الرقم]، جهة الاتصال: [الاسم، الوظيفة، البريد الإلكتروني]
   الاستخدام النهائي: [مثل مادة خام لإنتاج مستحضرات التجميل]

2. المنتج
   الاسم: [الاسم التجاري]    رمز HS (استرشادي): [الرمز]
   الدرجة: [مثل RBD]
   المعاملات الإلزامية: [المعامل - الحد - الطريقة]
   المعاملات المفضلة: [...]
   التعبئة: [مثل فليكسي تانك في حاوية 20']
   الشهادات: [القائمة]

3. الكمية
   [X] MT لكل شحنة، [Y] شحنات خلال [الفترة]، التفاوت +/- [Z]%

4. التسليم
   Incoterms 2020: [القاعدة] [المكان الدقيق]
   الفترة: [التحميل / التسليم من - إلى]

5. الدفع
   الشروط المقترحة: [مثل 30% دفعة مقدمة، 70% مقابل نسخة B/L]
   العملة: [EUR / USD]

6. المستندات
   [الفاتورة، قائمة التعبئة، B/L، شهادة المنشأ، شهادة التحليل، ...]

7. العرض
   يرجى ذكر: سعر الوحدة، والقيمة الإجمالية، ومدة الإنتاج،
   والصلاحية (الحد الأدنى [N] أيام)، وتوافر العينة.
   الرد قبل: [التاريخ، الوقت، المنطقة الزمنية]

قائمة تحقق قبل الإرسال

  • هل يمكن لمختبر التحقق من المواصفة؟
  • هل الكمية والتفاوت لا لبس فيهما؟
  • هل لقاعدة Incoterms مكان دقيق ونسخة 2020؟
  • هل التسليم فترة وليس "في أقرب وقت"؟
  • هل يعرف المورّد شروط الدفع التي تقترحها؟
  • هل قائمة المستندات كاملة؟
  • هل تلقى كل مورّد النص نفسه؟

بعد وصول العروض

تحقق مما إذا كان مورّد قد غيّر شيئًا بهدوء: قاعدة Incoterms مختلفة، أو تفاوت أوسع، أو تعبئة أخرى. وإذا غيّر ردٌّ شروطًا جوهرية، فعامله كعرض مضاد وتفاوض كتابةً. يتناول دليلنا عن التفاوض على عروض أسعار B2B الخطوة التالية.

لإرسال طلب منظّم إلى موردين مطابقين، انشر طلبًا على Hiram.

المصادر

هذه المقالة لأغراض المعلومات فقط وليست استشارة قانونية أو ضريبية أو جمركية. تتغيّر القواعد والمعدّلات: راجع المصادر الرسمية الحالية أو استشر مختصًا قبل اتخاذ القرار.

مقالات ذات صلة