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Guías

Cómo redactar una RFQ que los proveedores respondan de verdad (plantilla)

Los proveedores responden a las solicitudes que pueden valorar sin volver a consultarle: una especificación clara, una cantidad, una regla Incoterms con un lugar designado, un plazo de entrega y condiciones de pago. Una frase como «envíenme su mejor precio para aceite de coco» acaba al fondo de la pila o recibe un precio inflado para cubrir cada incógnita. Esto es lo que conviene incluir, junto con una plantilla que puede copiar.

Por Hiram Trade Editorial Desk

Publicado

6 min de lectura

Por qué los proveedores ignoran las solicitudes

Un director comercial con experiencia decide en un minuto si una solicitud va en serio. Los motivos habituales para descartarla:

  • no hay cantidad, o es un rango poco realista («1-1000 MT»);
  • no hay lugar de entrega, por lo que no se puede valorar el flete;
  • una especificación vaga que podría cumplir cualquier calidad;
  • no se sabe quién pregunta: sin nombre de empresa, número de IVA o de registro, ni sitio web;
  • no hay plazo de respuesta, o es imposible.

Cada incógnita es un riesgo que el proveedor incluirá en el precio, o un motivo para pasar a otra cosa.

Qué contiene una buena RFQ

1. Quién es usted

Nombre completo de la empresa, país, número de IVA o de registro mercantil, persona de contacto y una frase sobre el destino de la mercancía. El proveedor necesita ver a un comprador real, no a alguien que recopila precios para revender.

2. Especificación del producto

  • nombre comercial y, si lo conoce, el código SA (Sistema Armonizado);
  • calidad o clase de calidad;
  • parámetros clave con sus límites (por ejemplo, humedad máxima, contenido mínimo, impurezas);
  • el método de ensayo cuando sea relevante (por ejemplo, un método ISO o AOCS);
  • embalaje: a granel, big bags, bidones, IBC, flexitank, paletizado, marcado;
  • certificados de calidad o de sistemas exigidos (por ejemplo, un certificado de sistema de gestión de seguridad alimentaria, certificación ecológica).

Adjunte su propia ficha de especificación si la tiene. Separe los parámetros obligatorios de los deseables.

3. Cantidad y tolerancia

Indique la cantidad por envío, el número de envíos y la unidad (toneladas métricas, litros, contenedores de 20' o 40'). Añada la tolerancia aceptable, por ejemplo +/- 5 %. Si piensa pagar mediante carta de crédito, tenga en cuenta que UCP 600 tiene sus propias reglas sobre la tolerancia de cantidad e importe, así que mantenga su redacción coherente con ellas.

4. Regla Incoterms y lugar

Este es el dato más importante para fijar el precio. Escriba, por ejemplo, «CIP Rotterdam, Incoterms 2020» o «FCA Manila, Incoterms 2020». Si acepta una alternativa, pida precio para ambas. Nuestra guía sobre Incoterms 2020 explica cómo elegir.

5. Plazo de entrega

En lugar de «cuanto antes», indique un intervalo: «carga en noviembre de 2026» o «entrega en almacén del 1 al 15 de diciembre de 2026». El proveedor necesita saber si hay producción y espacio de flete disponibles.

6. Condiciones de pago

Indique lo que propone: pago anticipado, pago anticipado parcial, pago contra documentos, carta de crédito, pago aplazado. Las condiciones de pago cambian el precio, por lo que el proveedor las necesita antes de cotizar. Consulte nuestro resumen de las condiciones de pago.

7. Documentos

Enumere los documentos que necesita antes de aceptar la entrega: factura comercial, lista de embalaje, conocimiento de embarque u otro documento de transporte, certificado de origen, certificado de análisis, certificado de seguro y, cuando proceda, prueba de origen preferencial. Si desea una inspección previa al embarque independiente, indique quién la encarga y quién la paga.

8. Plazo de respuesta y validez

Indique una fecha para las respuestas y un período mínimo de validez de la oferta (por ejemplo, 7 días). En las materias primas de precio volátil, los proveedores suelen limitar la validez; es mejor saberlo de antemano.

9. Condiciones comerciales

Indique si necesita una muestra, qué ley debe regir el contrato, cómo se resolverán las disputas y si espera que el proveedor firme su modelo de contrato.

Una solicitud, respuestas comparables

Cuando envíe una solicitud a varios proveedores, envíe a todos exactamente el mismo texto. Solo así podrá comparar las respuestas. Pida la cotización en un formato fijo: precio unitario, divisa, regla y lugar, plazo de entrega, pago, validez. En Hiram, las solicitudes tienen una estructura fija y los proveedores coincidentes responden con el mismo formato, lo que facilita comparar las cotizaciones por coste total puesto en destino.

Plantilla de RFQ

Subject: RFQ - [product] - [quantity] - [Incoterms and place] - reply by [date]

1. Buyer
   [Company name], [country], VAT/Reg. no.: [number], contact: [name, role, email]
   End use: [e.g. raw material for cosmetics production]

2. Product
   Name: [trade name]    HS code (indicative): [code]
   Grade: [e.g. RBD]
   Mandatory parameters: [parameter - limit - method]
   Preferred parameters: [...]
   Packing: [e.g. flexitank in 20' container]
   Certificates: [list]

3. Quantity
   [X] MT per shipment, [Y] shipments over [period], tolerance +/- [Z]%

4. Delivery
   Incoterms 2020: [rule] [precise place]
   Window: [loading / delivery from - to]

5. Payment
   Proposed terms: [e.g. 30% advance, 70% against copy B/L]
   Currency: [EUR / USD]

6. Documents
   [invoice, packing list, B/L, certificate of origin, certificate of analysis, ...]

7. Quote
   Please state: unit price, total value, production lead time,
   validity (min. [N] days), sample availability.
   Reply by: [date, time, time zone]

Lista de comprobación antes de enviar

  • ¿Puede un laboratorio verificar la especificación?
  • ¿Son inequívocas la cantidad y la tolerancia?
  • ¿La regla Incoterms tiene un lugar preciso y la versión 2020?
  • ¿La entrega es un intervalo y no «cuanto antes»?
  • ¿Conoce el proveedor las condiciones de pago que propone?
  • ¿Está completa la lista de documentos?
  • ¿Recibió cada proveedor el mismo texto?

Cuando llegan las cotizaciones

Compruebe si algún proveedor ha cambiado algo sin avisar: una regla Incoterms distinta, una tolerancia más amplia, otro embalaje. Si una respuesta modifica condiciones esenciales, trátela como una contraoferta y negocie por escrito. Nuestra guía sobre negociar cotizaciones B2B cubre el siguiente paso.

Para enviar una solicitud estructurada a proveedores coincidentes, publique una solicitud en Hiram.

Fuentes

Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni aduanero. Las normas y los tipos cambian: consulte las fuentes oficiales vigentes o a un asesor antes de decidir.

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