Aller au contenu
Commencer
Guides

Comment rédiger une RFQ à laquelle les fournisseurs répondent vraiment (modèle)

Les fournisseurs répondent aux demandes qu'ils peuvent chiffrer sans revenir vers vous : une spécification claire, une quantité, une règle Incoterms avec un lieu nommé, un délai de livraison et des conditions de paiement. Une demande d'une ligne comme « merci d'envoyer votre meilleur prix pour de l'huile de coco » finit en bas de la pile ou reçoit un prix majoré pour chaque inconnue. Voici ce qu'il faut inclure, ainsi qu'un modèle à copier.

Par Hiram Trade Editorial Desk

Publié le

6 min de lecture

Pourquoi les fournisseurs ignorent des demandes

Un responsable commercial expérimenté décide en une minute si une demande est sérieuse. Les raisons habituelles d'en écarter une :

  • pas de quantité, ou une fourchette irréaliste (« 1-1000 MT ») ;
  • pas de lieu de livraison, donc le fret ne peut pas être chiffré ;
  • une spécification vague que n'importe quelle qualité pourrait satisfaire ;
  • aucune idée de qui demande : pas de nom d'entreprise, de numéro de TVA ou d'immatriculation, de site web ;
  • pas de date limite de réponse, ou une date impossible.

Chaque inconnue est un risque que le fournisseur intégrera dans son prix, ou une raison de passer à autre chose.

Ce que contient une bonne RFQ

1. Qui vous êtes

Nom complet de l'entreprise, pays, numéro de TVA ou d'immatriculation, personne de contact et une phrase sur l'usage des marchandises. Le fournisseur doit voir un véritable acheteur, et non quelqu'un qui collecte des prix pour les revendre.

2. Spécification du produit

  • nom commercial et, si vous le connaissez, le code SH (Système harmonisé) ;
  • qualité ou classe de qualité ;
  • paramètres clés avec limites (par exemple humidité maximale, teneur minimale, impuretés) ;
  • la méthode d'essai lorsqu'elle compte (par exemple une méthode ISO ou AOCS) ;
  • conditionnement : vrac, big bags, fûts, IBC, flexitank, palettisation, marquage ;
  • certificats de qualité ou de système requis (par exemple un certificat de système de management de la sécurité des denrées alimentaires, une certification biologique).

Joignez votre propre fiche de spécification si vous en avez une. Séparez les paramètres obligatoires de ceux qui sont souhaitables.

3. Quantité et tolérance

Indiquez la quantité par expédition, le nombre d'expéditions et l'unité (tonnes métriques, litres, conteneurs de 20' ou de 40'). Ajoutez la tolérance acceptable, par exemple +/- 5 %. Si vous prévoyez de payer par lettre de crédit, notez que l'UCP 600 a ses propres règles sur la tolérance de quantité et de montant ; veillez donc à ce que votre formulation soit cohérente avec elles.

4. Règle Incoterms et lieu

C'est l'élément le plus important pour le chiffrage du prix. Écrivez, par exemple, « CIP Rotterdam, Incoterms 2020 » ou « FCA Manila, Incoterms 2020 ». Si vous acceptez une variante, demandez un prix pour les deux. Notre guide sur les Incoterms 2020 explique comment choisir.

5. Délai de livraison

Au lieu de « dès que possible », indiquez une fenêtre : « chargement en novembre 2026 » ou « livré à l'entrepôt du 1er au 15 décembre 2026 ». Le fournisseur doit savoir si la production et la place sur le navire sont disponibles.

6. Conditions de paiement

Indiquez ce que vous proposez : paiement anticipé, paiement anticipé partiel, paiement contre documents, lettre de crédit, paiement différé. Les conditions de paiement modifient le prix ; le fournisseur en a donc besoin avant de chiffrer. Voir notre présentation des conditions de paiement.

7. Documents

Listez les documents dont vous avez besoin avant d'accepter la livraison : facture commerciale, liste de colisage, connaissement ou autre document de transport, certificat d'origine, certificat d'analyse, certificat d'assurance et, le cas échéant, preuve de l'origine préférentielle. Si vous souhaitez une inspection indépendante avant expédition, précisez qui la commande et qui la paie.

8. Date limite de réponse et validité

Donnez une date de réponse et une durée minimale de validité de l'offre (par exemple 7 jours). Pour les matières premières à prix volatils, les fournisseurs limitent souvent la validité ; mieux vaut le savoir d'emblée.

9. Conditions commerciales

Indiquez si vous avez besoin d'un échantillon, quel droit doit régir le contrat, comment les litiges seront résolus et si vous attendez du fournisseur qu'il signe votre modèle de contrat.

Une demande, des réponses comparables

Lorsque vous envoyez une demande à plusieurs fournisseurs, envoyez à chacun un texte identique. Ce n'est qu'ainsi que vous pouvez comparer les réponses. Demandez le devis dans un format fixe : prix unitaire, devise, règle et lieu, délai de livraison, paiement, validité. Sur Hiram, les demandes ont une structure fixe et les fournisseurs appariés répondent dans le même format, ce qui permet de comparer facilement les devis selon le coût de revient rendu (landed cost).

Modèle de RFQ

Objet : RFQ - [produit] - [quantité] - [Incoterms et lieu] - réponse avant le [date]

1. Acheteur
   [Nom de l'entreprise], [pays], n° TVA/immatriculation : [numéro], contact : [nom, fonction, e-mail]
   Usage final : [par ex. matière première pour la production de cosmétiques]

2. Produit
   Nom : [nom commercial]    Code SH (indicatif) : [code]
   Qualité : [par ex. RBD]
   Paramètres obligatoires : [paramètre - limite - méthode]
   Paramètres souhaités : [...]
   Conditionnement : [par ex. flexitank dans un conteneur de 20']
   Certificats : [liste]

3. Quantité
   [X] MT par expédition, [Y] expéditions sur [période], tolérance +/- [Z] %

4. Livraison
   Incoterms 2020 : [règle] [lieu précis]
   Fenêtre : [chargement / livraison du - au]

5. Paiement
   Conditions proposées : [par ex. 30 % d'avance, 70 % contre copie du B/L]
   Devise : [EUR / USD]

6. Documents
   [facture, liste de colisage, B/L, certificat d'origine, certificat d'analyse, ...]

7. Devis
   Merci d'indiquer : prix unitaire, valeur totale, délai de production,
   validité (min. [N] jours), disponibilité d'échantillons.
   Réponse avant le : [date, heure, fuseau horaire]

Liste de contrôle avant l'envoi

  • Un laboratoire peut-il vérifier la spécification ?
  • La quantité et la tolérance sont-elles dénuées d'ambiguïté ?
  • La règle Incoterms comporte-t-elle un lieu précis et la version 2020 ?
  • La livraison est-elle une fenêtre plutôt que « dès que possible » ?
  • Le fournisseur connaît-il les conditions de paiement que vous proposez ?
  • La liste des documents est-elle complète ?
  • Chaque fournisseur a-t-il reçu le même texte ?

Après réception des devis

Vérifiez si un fournisseur a discrètement modifié quelque chose : une autre règle Incoterms, une tolérance plus large, un autre conditionnement. Si une réponse modifie des conditions essentielles, traitez-la comme une contre-offre et négociez par écrit. Notre guide sur la négociation des devis B2B traite de l'étape suivante.

Pour envoyer une demande structurée à des fournisseurs appariés, publiez une demande sur Hiram.

Sources

Cet article est fourni à titre d’information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou douanier. Les règles et les taux évoluent : consultez les sources officielles en vigueur ou un conseiller avant de décider.

Articles liés