Zapytanie ofertowe (RFQ): jak je napisać, żeby dostać odpowiedź

Dlaczego dostawcy ignorują zapytania

Doświadczony handlowiec po drugiej stronie w ciągu minuty ocenia, czy zapytanie jest poważne. Zwykle odrzuca te, w których:

• nie ma ilości albo jest ona nierealna („1-1000 ton"),
• brakuje miejsca dostawy, więc nie da się policzyć frachtu,
• specyfikacja jest ogólna i każdy gatunek „pasuje",
• nie wiadomo, kto pyta: brak nazwy firmy, numeru VAT, strony internetowej,
• termin odpowiedzi jest nierealny albo go nie ma.

Każda niewiadoma to dla dostawcy ryzyko, które wkalkuluje w cenę albo po prostu pominie zapytanie.

Elementy dobrego RFQ

1. Kim jesteś

Pełna nazwa firmy, kraj, numer VAT UE (sprawdzalny w VIES), osoba kontaktowa i krótkie zdanie o tym, do czego służy towar. Dostawca musi wiedzieć, że rozmawia z realnym odbiorcą, a nie z pośrednikiem zbierającym ceny.

2. Specyfikacja towaru

• nazwa handlowa i, jeśli znasz, kod HS lub CN,
• gatunek lub klasa jakości,
• kluczowe parametry z wartościami granicznymi (np. wilgotność maks., zawartość minimalna, zanieczyszczenia),
• metoda badania, jeśli ma znaczenie (np. norma ISO lub AOCS),
• opakowanie: luzem, big-bag, beczki, IBC, flexitank, paletyzacja, oznakowanie,
• wymagane certyfikaty jakości lub systemu (np. certyfikat systemu bezpieczeństwa żywności, certyfikat ekologiczny).

Jeśli masz własną kartę specyfikacji, załącz ją. Oddziel parametry obowiązkowe od pożądanych.

3. Ilość i tolerancja

Podaj ilość na dostawę, liczbę dostaw i jednostkę (tony metryczne, litry, kontenery 20' lub 40'). Wskaż dopuszczalną tolerancję, np. +/- 5%. Jeśli planujesz akredytywę, pamiętaj, że UCP 600 ma własne zasady tolerancji ilości i kwoty, więc zapis w zapytaniu powinien być z nimi spójny.

4. Reguła Incoterms i miejsce

Najważniejszy element dla wyceny. Napisz np. „CIP Gdańsk, terminal DCT, Incoterms 2020" albo „FCA Manila, Incoterms 2020". Jeśli dopuszczasz alternatywę, poproś o cenę w obu wariantach. Zasady doboru reguły opisaliśmy w artykule o Incoterms 2020.

5. Termin i okno dostawy

Zamiast „ASAP" podaj okno, np. „załadunek w listopadzie 2026" albo „dostawa do magazynu między 1 a 15 grudnia 2026". Dostawca musi wiedzieć, czy zdąży z produkcją i czy ma dostępny fracht.

6. Warunki płatności

Napisz, co proponujesz: przedpłata, częściowa przedpłata, płatność przy dokumentach, akredytywa, odroczony termin. Warunki płatności zmieniają cenę, więc dostawca musi je znać przed wyceną. Opis form płatności znajdziesz w tekście o warunkach płatności.

7. Dokumenty

Wypisz dokumenty, bez których nie przyjmiesz dostawy: faktura handlowa, specyfikacja wysyłkowa (packing list), konosament lub inny dokument przewozowy, świadectwo pochodzenia, świadectwo analizy, certyfikat ubezpieczenia, ewentualnie dowód preferencyjnego pochodzenia. Jeśli potrzebujesz inspekcji niezależnej firmy przed załadunkiem, zaznacz, kto ją zamawia i opłaca.

8. Termin odpowiedzi i ważność oferty

Podaj datę, do której czekasz na ofertę, oraz minimalną ważność oferty (np. 7 dni). Przy towarach o zmiennych cenach dostawcy często dają krótką ważność. Lepiej to wiedzieć od początku.

9. Warunki handlowe

Zaznacz, czy oczekujesz próbki, jakie prawo ma rządzić umową, kto rozstrzyga spory i czy wymagasz podpisania twojego wzoru umowy.

Jedno zapytanie, porównywalne odpowiedzi

Wysyłając zapytanie do kilku dostawców, zadbaj, by każdy dostał identyczną treść. Tylko wtedy odpowiedzi da się porównać. Poproś o ofertę w ustalonym formacie: cena jednostkowa, waluta, reguła i miejsce, termin, płatność, ważność. Na Hiram zapytanie ofertowe ma stałą strukturę, a dopasowani dostawcy odpowiadają w tym samym formacie, co ułatwia porównanie po koszcie całkowitym.

Wzór zapytania ofertowego

Temat: Zapytanie ofertowe - [towar] - [ilość] - [Incoterms i miejsce] - odpowiedź do [data]

1. Zamawiający
   [Nazwa firmy], [kraj], VAT UE: [numer], kontakt: [imię, stanowisko, e-mail]
   Zastosowanie towaru: [np. surowiec do produkcji kosmetyków]

2. Towar
   Nazwa: [nazwa handlowa]    Kod HS/CN (orientacyjnie): [kod]
   Gatunek/klasa: [np. RBD]
   Parametry obowiązkowe: [parametr - wartość - metoda]
   Parametry pożądane: [...]
   Opakowanie: [np. flexitank w kontenerze 20']
   Certyfikaty: [lista]

3. Ilość
   [X] t na dostawę, [Y] dostaw w [okres], tolerancja +/- [Z]%

4. Dostawa
   Incoterms 2020: [reguła] [dokładne miejsce]
   Okno: [załadunek / dostawa od - do]

5. Płatność
   Proponowane warunki: [np. 30% przedpłaty, 70% przy kopii konosamentu]
   Waluta: [EUR / USD]

6. Dokumenty
   [faktura, packing list, B/L, świadectwo pochodzenia, świadectwo analizy, ...]

7. Oferta
   Prosimy o: cenę jednostkową, łączną wartość, termin produkcji,
   ważność oferty (min. [N] dni), możliwość wysłania próbki.
   Termin odpowiedzi: [data, godzina, strefa czasowa]

Checklista przed wysłaniem

• Czy specyfikację da się sprawdzić w laboratorium?
• Czy ilość i tolerancja są jednoznaczne?
• Czy reguła Incoterms ma dokładne miejsce i wersję 2020?
• Czy termin dostawy to okno, a nie „jak najszybciej"?
• Czy dostawca zna proponowane warunki płatności?
• Czy lista dokumentów jest pełna?
• Czy wszyscy oferenci dostali ten sam tekst?

Po otrzymaniu ofert

Sprawdź, czy dostawca nie zmienił cicho parametrów: innej reguły Incoterms, innej tolerancji, innego opakowania. Jeśli odpowiedź zmienia istotne warunki, traktuj ją jak kontrofertę i negocjuj na piśmie. Pomoże w tym artykuł o negocjowaniu ofert B2B.

Jeśli chcesz wysłać ustrukturyzowane zapytanie do dopasowanych dostawców, dodaj zapytanie w Hiram.

Źródła

• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (otwiera się w nowej karcie)
• ICC, UCP 600 - Uniform Customs and Practice for Documentary Credits: https://2go.iccwbo.org/ucp-600-uniform-rules-for-documentary-credits-config-1+book_version-Book/ (otwiera się w nowej karcie)
• Komisja Europejska, VIES - weryfikacja numeru VAT: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ (otwiera się w nowej karcie)