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指南

如何撰写供应商真正会回复的询价单 (RFQ)（附模板）

供应商会回复那些无需回头再问您就能报价的询价：清晰的规格、数量、带明确地点的 Incoterms 规则、交货期和付款条件。像“请给椰子油最优价格”这样的一句话询价，会被压到最底层，或者得到一个为每一项未知因素加价的报价。下面说明应包含哪些内容，并附一份可直接复制的模板。

作者：Hiram Trade Editorial Desk

发布时间

阅读约6分钟

供应商为什么忽略询价

经验丰富的销售经理在一分钟内就能判断一份询价是否认真。通常跳过的原因：

  • 没有数量，或范围不切实际（“1-1000 MT”）；
  • 没有交货地点，因此无法为运费定价；
  • 规格含糊，任何等级都可以符合；
  • 不知道询价人是谁：没有公司名称、增值税号或注册号、网站；
  • 没有答复截止时间，或截止时间不可能达到。

每一个未知因素，都是供应商会计入价格的风险，或是转身离开的理由。

一份好的 RFQ 包含什么

1. 您是谁

公司全称、国家、增值税号或公司注册号、联系人，以及一句话说明货物的用途。供应商需要看到一个真实的买家，而不是为了转售而收集价格的人。

2. 产品规格

  • 商品名称，以及（如果您知道）HS (协调制度) 编码；
  • 等级或质量级别；
  • 带限值的关键参数（例如最大水分、最低含量、杂质）；
  • 重要时注明检测方法（例如 ISO 或 AOCS 方法）；
  • 包装：散装、吨袋、桶、IBC、柔性液袋、托盘化、唛头；
  • 所需的质量或体系证书（例如食品安全管理证书、有机认证）。

如果有自己的规格表，请附上。将必备参数与期望参数分开。

3. 数量和公差

说明每批发货的数量、发货批数以及单位（公吨、升、20' 或 40' 集装箱）。加上可接受的公差，例如 +/- 5%。如果您计划通过信用证付款，请注意 UCP 600 对数量和金额公差有自己的规定，因此您的措辞应与之保持一致。

4. Incoterms 规则和地点

这是最重要的单一定价输入项。例如写明“CIP Rotterdam, Incoterms 2020”或“FCA Manila, Incoterms 2020”。如果您接受备选方案，请要求两者都报价。我们的指南 Incoterms 2020 说明了如何选择。

5. 交货期

不要写“尽快”，而要给出一个时间窗口：“2026 年 11 月装货”或“2026 年 12 月 1-15 日送达仓库”。供应商需要知道生产和舱位是否可用。

6. 付款条件

说明您的提议：预付款、部分预付款、交单付款、信用证、延期付款。付款条件会改变价格，因此供应商在报价之前需要知道。见我们对付款条件的概述。

7. 单据

列出在接受交货之前您需要的单据：商业发票、装箱单、提单或其他运输单据、原产地证书、分析证书、保险凭证，以及在相关时的优惠原产地证明。如果您希望进行独立的装运前检验，请说明由谁下单并付费。

8. 答复截止时间和有效期

给出答复日期以及报价的最短有效期（例如 7 天）。对于价格波动大的商品，供应商往往会限制有效期；最好事先知道。

9. 商务条件

说明您是否需要样品、合同适用哪国法律、争议如何解决，以及您是否期望供应商签署您的合同模板。

一份询价，可比较的答复

当您向多家供应商发送询价时，请向每家发送完全相同的文本。只有这样才能比较答复。要求以固定格式报价：单价、币种、规则和地点、交货周期、付款、有效期。在 Hiram 上，询价具有固定结构，匹配的供应商以相同格式响应，因此很容易按到岸总成本比较报价。

RFQ 模板

Subject: RFQ - [product] - [quantity] - [Incoterms and place] - reply by [date]

1. Buyer
   [Company name], [country], VAT/Reg. no.: [number], contact: [name, role, email]
   End use: [e.g. raw material for cosmetics production]

2. Product
   Name: [trade name]    HS code (indicative): [code]
   Grade: [e.g. RBD]
   Mandatory parameters: [parameter - limit - method]
   Preferred parameters: [...]
   Packing: [e.g. flexitank in 20' container]
   Certificates: [list]

3. Quantity
   [X] MT per shipment, [Y] shipments over [period], tolerance +/- [Z]%

4. Delivery
   Incoterms 2020: [rule] [precise place]
   Window: [loading / delivery from - to]

5. Payment
   Proposed terms: [e.g. 30% advance, 70% against copy B/L]
   Currency: [EUR / USD]

6. Documents
   [invoice, packing list, B/L, certificate of origin, certificate of analysis, ...]

7. Quote
   Please state: unit price, total value, production lead time,
   validity (min. [N] days), sample availability.
   Reply by: [date, time, time zone]

发送前检查清单

  • 实验室能否验证该规格？
  • 数量和公差是否明确无歧义？
  • Incoterms 规则是否有明确的地点并注明 2020 版本？
  • 交货是否为时间窗口而不是“尽快”？
  • 供应商是否知道您提议的付款条件？
  • 单据清单是否完整？
  • 每家供应商是否收到了相同的文本？

报价到达之后

检查供应商是否悄悄改动了任何内容：不同的 Incoterms 规则、更宽的公差、其他包装。如果答复改变了重要条款，请将其视为还盘并以书面方式洽谈。下一步见我们的指南 B2B 报价谈判技巧。

要向匹配的供应商发送结构化询价，请在 Hiram 上发布需求。

参考来源

本文仅供参考，不构成法律、税务或海关建议。规则和税率会发生变化：作出决定前请查阅现行官方资料或咨询顾问。

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