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Vente

Comment les exportateurs trouvent des acheteurs dans l'UE : guide pratique

Les acheteurs de l'UE choisissent rarement un fournisseur à partir d'un seul e-mail accompagné d'une liste de prix. Ils attendent des informations complètes sur le produit, des preuves de qualité, un prix clair sur la base d'une règle Incoterms et une réponse rapide et précise à leur demande. Un exportateur qui prépare tout cela à l'avance l'emporte sur des concurrents moins chers mais désorganisés.

Par Hiram Trade Editorial Desk

Publié le

6 min de lecture

Étape 1 : constituer votre offre export

Avant de chercher des acheteurs, réunissez un dossier que vous pouvez envoyer à toute personne intéressée :

  • fiche produit : nom commercial, code SH (Système harmonisé), description, applications, photos ;
  • spécification technique : paramètres avec limites et méthodes d'essai ;
  • certificats d'analyse de lots de production récents ;
  • capacité : production mensuelle ou annuelle, quantité minimale de commande (MOQ), délai de livraison ;
  • conditionnement : options, poids, unités par conteneur de 20' et de 40' ;
  • certificats (voir ci-dessous) ;
  • coordonnées de l'entreprise : immatriculation (pour les sociétés philippines, SEC ou DTI), numéro fiscal, adresse du site de production, personne de contact, coordonnées bancaires sur papier à en-tête de l'entreprise ;
  • références : pays et secteurs que vous fournissez déjà.

Étape 2 : certificats et documents demandés par les acheteurs de l'UE

Les exigences dépendent du secteur. Distinguez deux catégories :

Exigences légales (sans elles, les marchandises ne peuvent pas être mises sur le marché de l'UE), par exemple :

  • alimentaire : législation alimentaire de l'UE, limites de contaminants et de résidus de pesticides, règles d'étiquetage ;
  • produits biologiques : certification au titre du règlement (UE) 2018/848 ;
  • produits chimiques : obligations REACH ;
  • de nombreux produits industriels : marquage CE lorsque la législation applicable l'exige.

Exigences des acheteurs (facultatives en droit mais souvent une condition pour faire affaire), par exemple dans l'alimentaire, une certification de sécurité des denrées alimentaires reconnue par la GFSI telle que FSSC 22000, BRCGS ou IFS, ainsi que des audits sociaux (tels que SMETA ou amfori BSCI) et une certification de durabilité.

Vérifiez les exigences légales pour votre code de produit et votre destination dans l'outil Access2Markets de la Commission européenne. Interrogez directement les acheteurs sur leurs propres exigences dès le premier contact.

Étape 3 : où trouver des acheteurs

  • salons professionnels dans l'UE : toujours le meilleur endroit pour une première conversation avec une équipe achats ;
  • Enterprise Europe Network : un réseau soutenu par l'UE qui aide les PME à trouver des partenaires commerciaux ;
  • organismes de promotion des exportations : aux Philippines, le DTI Export Marketing Bureau ; en Pologne, trade.gov.pl ;
  • CBI : un programme du gouvernement néerlandais qui publie des études sur les marchés de l'UE destinées aux exportateurs de pays en développement ;
  • plateformes B2B : où les acheteurs publient des demandes et où les fournisseurs répondent ;
  • recommandations : un client satisfait est la meilleure source du client suivant.

Étape 4 : répondre aux RFQ en professionnel

Les acheteurs envoient souvent la même demande à plusieurs fournisseurs et comparent les réponses côte à côte. Les gagnants :

  • répondent vite, idéalement dans un jour ouvrable (tenez compte du décalage horaire entre Manille et les heures de bureau européennes) ;
  • répondent à chaque point de la demande, dans le même ordre ;
  • indiquent la règle Incoterms et le lieu demandés par l'acheteur ; ajoutent les variantes séparément ;
  • signalent tout écart par rapport à la spécification au lieu de le dissimuler ;
  • indiquent clairement la validité et les conditions de paiement ;
  • joignent un certificat d'analyse et la fiche de spécification.

Voir notre guide sur la rédaction d'une RFQ pour savoir comment les acheteurs structurent leurs demandes.

Étape 5 : fixer les prix avec les Incoterms

Construisez le prix étape par étape à partir de votre coût départ usine :

NiveauCe que vous ajoutez
EXW (usine)coût du produit, conditionnement, marge
FCA (usine ou terminal)chargement, dédouanement à l'export, transport jusqu'au terminal
CPT / CIP (destination)fret principal ; pour CIP, assurance au moins selon les Institute Cargo Clauses (A)
DAP (destination)coûts jusqu'au lieu de livraison, hors dédouanement à l'import

Évitez DDP sauf si vous disposez d'une entité ou d'un représentant dans le pays de l'acheteur : vous devriez y dédouaner les marchandises à l'importation et y déclarer les taxes à l'importation. Pour les cargaisons en conteneur, utilisez FCA, CPT ou CIP plutôt que FOB et CIF. Voir notre guide sur les Incoterms 2020.

Les taux de fret fluctuent ; les devis incluant le fret doivent donc avoir une validité plus courte que les devis FCA. Dites-le clairement.

Étape 6 : la première expédition

La première livraison décide s'il y en aura une seconde. Comment s'y préparer :

  1. Échantillon : envoyez un échantillon prélevé sur un lot de production, et non préparé spécialement, et conservez un échantillon témoin.
  2. Commande d'essai : proposez un lot plus petit pour que l'acheteur puisse vérifier la qualité et la logistique.
  3. Conditions de paiement : avec un nouvel acheteur, un paiement anticipé partiel ou une lettre de crédit est raisonnable ; les acheteurs de l'UE s'attendent généralement à passer à des conditions plus souples après quelques expéditions.
  4. Documents : préparez le jeu complet convenu ; envoyez les scans avant l'arrivée des marchandises.
  5. Preuve d'origine : si les marchandises remplissent les conditions du droit préférentiel, joignez la preuve appropriée, telle qu'une déclaration d'origine REX au titre du SPG+ (Schéma de préférences généralisées plus).
  6. Communication : communiquez la date de chargement, le numéro de conteneur, le navire et l'ETA sans attendre qu'on vous les demande.
  7. Après la livraison : demandez un retour et les résultats du contrôle qualité.

Erreurs courantes des exportateurs

  • Un prix sans règle Incoterms, ou avec un pays au lieu d'un lieu.
  • Aucun certificat d'analyse ni certification dans la première réponse.
  • Promettre des volumes supérieurs à la capacité réelle.
  • Modifier les coordonnées bancaires en cours d'opération sans confirmation formelle.
  • Réponse lente ou absente aux réclamations qualité.

Vendre sur Hiram

Sur Hiram, vous pouvez publier des offres sur le marché et répondre aux demandes d'acheteurs de l'UE, qui comparent les devis selon le coût de revient rendu (landed cost). Les vendeurs ne paient une commission de réussite que sur les transactions conclues ; voir les conditions tarifaires.

Pour atteindre des acheteurs dans l'UE, inscrivez-vous sur Hiram.

Sources

Cet article est fourni à titre d’information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou douanier. Les règles et les taux évoluent : consultez les sources officielles en vigueur ou un conseiller avant de décider.

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