Przejdź do treści
Załóż konto
Sprzedaż

Jak eksporter znajduje odbiorców w UE: oferta, RFQ, wysyłka

Kupujący w UE rzadko wybierają dostawcę po jednym e-mailu z cennikiem. Oczekują kompletnej informacji o produkcie, dowodów jakości, jasnej ceny w regule Incoterms i szybkiej, konkretnej odpowiedzi na zapytanie. Eksporter, który przygotuje to z wyprzedzeniem, wygrywa z tańszymi, ale chaotycznymi konkurentami.

Autor: Hiram Trade Editorial Desk

Opublikowano

6 min czytania

Krok 1: przygotuj ofertę eksportową

Zanim zaczniesz szukać odbiorców, przygotuj pakiet, który wyślesz każdemu zainteresowanemu:

  • karta produktu: nazwa handlowa, kod HS, opis, zastosowanie, zdjęcia,
  • specyfikacja techniczna: parametry z wartościami granicznymi i metodami badań,
  • świadectwa analizy z kilku ostatnich partii,
  • zdolności: miesięczna lub roczna wydajność, minimalne zamówienie (MOQ), czas realizacji,
  • opakowania: rodzaje, wagi, liczba jednostek w kontenerze 20' i 40',
  • certyfikaty (patrz niżej),
  • dane firmy: rejestracja, numer VAT, adres zakładu, osoba kontaktowa, rachunek bankowy na papierze firmowym,
  • referencje: kraje i branże, do których już eksportujesz.

Krok 2: jakie certyfikaty i dokumenty wymagają kupujący

Wymagania zależą od branży. Rozróżnij dwie kategorie:

Wymogi prawne (bez nich towar nie może być wprowadzony do obrotu w UE), np.:

  • żywność: unijne prawo żywnościowe, limity zanieczyszczeń i pozostałości pestycydów, zasady etykietowania,
  • produkty ekologiczne: certyfikacja zgodna z rozporządzeniem (UE) 2018/848,
  • chemikalia: obowiązki wynikające z REACH,
  • wiele wyrobów przemysłowych: oznakowanie CE tam, gdzie wymagają go przepisy.

Wymogi kupujących (dobrowolne w świetle prawa, ale często warunek współpracy), np. w branży spożywczej certyfikaty systemów bezpieczeństwa żywności uznawane przez GFSI, takie jak FSSC 22000, BRCGS lub IFS, a także audyty społeczne (np. SMETA, amfori BSCI) i certyfikaty zrównoważonego rozwoju.

Wymogi prawne dla konkretnego kodu i kraju sprawdzisz w narzędziu Access2Markets Komisji Europejskiej. Wymogi kupujących poznasz, pytając wprost już przy pierwszym kontakcie.

Krok 3: gdzie szukać odbiorców

  • targi branżowe w UE: najlepsze miejsce na pierwszą rozmowę z działem zakupów,
  • Enterprise Europe Network: sieć wspierająca MŚP w szukaniu partnerów handlowych,
  • instytucje wsparcia eksportu: w Polsce m.in. serwis trade.gov.pl, na Filipinach DTI Export Marketing Bureau,
  • CBI: program niderlandzkiego rządu z analizami rynków UE dla eksporterów z krajów rozwijających się,
  • platformy B2B: gdzie kupujący publikują zapytania, a dostawcy na nie odpowiadają,
  • polecenia: zadowolony odbiorca to najlepsze źródło kolejnych.

Krok 4: odpowiadaj na zapytania jak profesjonalista

Kupujący często wysyła to samo zapytanie do kilku dostawców i porównuje odpowiedzi. Wygrywają te, które:

  • przychodzą szybko, najlepiej w ciągu jednego dnia roboczego,
  • odpowiadają na wszystkie punkty zapytania, w tym samym porządku,
  • podają cenę w regule Incoterms i miejscu, o które proszono; alternatywę dodaj osobno,
  • wyraźnie wskazują odstępstwa od specyfikacji zamiast je ukrywać,
  • mają jasną ważność oferty i warunki płatności,
  • zawierają świadectwo analizy i kartę specyfikacji w załączniku.

O tym, jak kupujący konstruują zapytania, piszemy w artykule o RFQ.

Krok 5: ceny w regułach Incoterms

Zbuduj cenę krok po kroku od kosztu w zakładzie:

PoziomCo dodajesz
EXW (zakład)koszt produktu, opakowanie, marża
FCA (zakład lub terminal)załadunek, odprawa eksportowa, transport do terminalu
CPT / CIP (miejsce przeznaczenia)fracht główny; przy CIP ubezpieczenie co najmniej na warunkach klauzul (A)
DAP (miejsce przeznaczenia)koszty do miejsca dostawy, bez odprawy importowej

Unikaj DDP, jeśli nie masz podmiotu lub przedstawiciela w kraju kupującego, bo musiałbyś odprawić towar w imporcie i rozliczyć podatek importowy. Dla ładunków kontenerowych stosuj FCA, CPT lub CIP zamiast FOB i CIF. Szczegóły w artykule o Incoterms 2020.

Stawki frachtu zmieniają się, dlatego oferty z frachtem mają krótszą ważność niż oferty FCA. Zaznacz to wyraźnie.

Krok 6: pierwsza wysyłka

Pierwsza dostawa decyduje o kolejnych. Jak ją przygotować:

  1. Próbka: wyślij próbkę z partii produkcyjnej, nie specjalnie przygotowaną; zachowaj próbkę archiwalną.
  2. Zamówienie próbne: zaproponuj mniejszą partię, aby kupujący mógł sprawdzić jakość i logistykę.
  3. Warunki płatności: przy nowym kupującym rozsądna jest częściowa przedpłata lub akredytywa; kupujący z UE zwykle oczekuje przejścia na łagodniejsze warunki po kilku dostawach.
  4. Dokumenty: przygotuj komplet zgodny z umową; wyślij skany przed przybyciem towaru.
  5. Dowód pochodzenia: jeśli towar korzysta z preferencji celnych, dołącz właściwy dowód, np. oświadczenie o pochodzeniu w systemie REX.
  6. Komunikacja: informuj o terminie załadunku, numerze kontenera, statku i przewidywanej dacie przybycia bez czekania na pytania.
  7. Po dostawie: zapytaj o opinię i wyniki kontroli jakości.

Najczęstsze błędy eksporterów

  • Cena bez reguły Incoterms albo z samym krajem zamiast miejsca.
  • Brak świadectw analizy i certyfikatów w pierwszej odpowiedzi.
  • Obiecywanie ilości przekraczających zdolności produkcyjne.
  • Zmiana rachunku bankowego w trakcie transakcji bez formalnego potwierdzenia.
  • Brak odpowiedzi na reklamację lub opóźnione informacje o problemach.

Sprzedaż na Hiram

Na Hiram możesz opublikować ofertę na rynku i odpowiadać na zapytania kupujących z UE, którzy porównują oferty według kosztu całkowitego. Sprzedający płaci prowizję wyłącznie od zrealizowanych transakcji; szczegóły w zasadach opłat.

Jeśli chcesz dotrzeć do kupujących w UE, załóż konto w Hiram.

Źródła

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani celnej. Przepisy i stawki się zmieniają: przed decyzją sprawdź aktualne źródła urzędowe lub skonsultuj się z doradcą.

Powiązane artykuły