Documents d'expédition du commerce international : qui émet quoi
Les documents commerciaux remplissent trois fonctions : ils décrivent les marchandises, prouvent le transport et l'origine, et rendent possibles le paiement et le dédouanement. Un document manquant ou erroné peut immobiliser un conteneur au port ou bloquer le paiement au titre d'une lettre de crédit. Voici l'ensemble de base, qui émet chaque document et ce qu'il faut surveiller.
Par Hiram Trade Editorial Desk
- Publié le
6 min de lecture
Vue d'ensemble
| Document | Émis par | Objet |
|---|---|---|
| Facture commerciale | vendeur | base du paiement, de la valeur en douane et de la taxe |
| Liste de colisage | vendeur | colis, poids et marques |
| Connaissement (B/L) | transporteur ou son agent | transport maritime, reçu, souvent titre de propriété |
| Lettre de transport maritime (sea waybill) | transporteur | transport maritime sans fonction de titre de propriété |
| CMR / lettre de transport aérien (LTA) | transporteur | transport routier / aérien |
| Certificat d'origine | chambre ou autorité (non préférentiel) ; exportateur ou douane (préférentiel) | origine pour les droits et la politique commerciale |
| Police ou certificat d'assurance | assureur ou courtier | preuve de la couverture de la cargaison |
| Certificat d'inspection | société d'inspection indépendante | confirme la quantité, la qualité, le chargement |
| Certificat d'analyse (CoA) | laboratoire ou producteur | paramètres de qualité du lot |
Facture commerciale
La facture est le document commercial clé. Elle doit indiquer le vendeur et l'acheteur, le numéro et la date, une description conforme au contrat, le code SH, la quantité, le prix unitaire et le total, la devise, la règle Incoterms avec le lieu, les conditions de paiement et le pays d'origine. Sous lettre de crédit, l'UCP 600 exige notamment que la description des marchandises sur la facture corresponde à celle du crédit et que la facture soit émise par le bénéficiaire à l'ordre du donneur d'ordre. Même une petite différence de formulation peut constituer une discordance.
Liste de colisage
La liste de colisage indique le contenu de chaque colis : nombre d'unités, poids net et brut, dimensions, numéros de lot, numéros de conteneur et de scellé. La douane l'utilise, et vous aussi pour vérifier les quantités ou traiter une réclamation. Elle doit correspondre à la facture et au document de transport.
Connaissement
Un connaissement, émis par le transporteur maritime ou pour son compte, remplit trois fonctions : il constitue un reçu pour les marchandises, la preuve du contrat de transport et, sous forme négociable, un titre de propriété qui autorise le porteur à prendre livraison.
Types à distinguer :
- nominatif (destinataire désigné) : désigne un destinataire précis et n'est généralement pas négociable ;
- à ordre : négociable par endossement ; standard sous lettre de crédit et encaissement documentaire ;
- au porteur : celui qui le détient peut réclamer les marchandises ; rarement utilisé en raison du risque ;
- embarqué (shipped on board) ou reçu pour embarquement (received for shipment) : le premier confirme le chargement sur le navire, le second seulement la prise en charge pour transport ; les lettres de crédit exigent généralement la preuve de l'embarquement ;
- net (clean) ou avec réserves (claused) : des remarques sur des marchandises ou un emballage défectueux peuvent bloquer le paiement au titre d'un crédit ;
- B/L master ou B/L house : le premier est émis par la compagnie maritime, le second par un transitaire agissant comme transporteur contractuel (NVOCC).
Les connaissements sont généralement émis en jeu d'originaux. Avec des connaissements négociables, le contrôle des originaux revient à contrôler les marchandises, c'est pourquoi les banques exigent le jeu complet en cas d'encaissement ou de crédit. Libérer la cargaison sans original (telex release ou surrender) est pratique mais supprime la garantie du vendeur.
Lettre de transport maritime, CMR, LTA
Une lettre de transport maritime n'est pas un titre de propriété : les marchandises sont livrées au destinataire désigné sans présentation d'un original. Elle convient bien aux relations établies et au paiement d'avance ou en compte ouvert, mais mal à l'encaissement documentaire.
Le transport routier utilise la lettre de voiture CMR, fondée sur la Convention CMR ; le fret aérien utilise une lettre de transport aérien. Aucune n'est un titre de propriété.
Certificat d'origine
Il en existe deux sortes :
- non préférentiel : confirme le pays d'origine à des fins de politique commerciale, comme les droits antidumping, les contingents ou les sanctions, ou parce que l'acheteur le demande. Les chambres de commerce les émettent généralement ; aux Philippines et ailleurs, vérifiez quel organisme est habilité.
- préférentiel : ouvre droit pour les marchandises à un droit réduit ou nul en vertu d'un accord commercial ou du SPG. Il peut s'agir d'un certificat EUR.1 ou d'une déclaration d'origine établie par l'exportateur. Dans le cadre du SPG de l'UE, le système REX s'applique : la déclaration est établie par un exportateur enregistré, et pour les envois jusqu'à 6 000 EUR, tout exportateur peut l'établir. Aux Philippines, l'enregistrement REX est géré par le Bureau of Customs.
La forme requise dépend de l'accord et du pays. Vérifiez-la dans Access2Markets.
Assurance
Sous CIF et CIP, le vendeur fournit une police ou un certificat d'assurance. Il doit indiquer les risques couverts (par exemple Institute Cargo Clauses A ou C), le montant assuré (l'UCP 600 exige au moins 110 % de la valeur CIF ou CIP sauf indication contraire du crédit), la devise et le lieu de paiement des sinistres. La date ne doit pas être postérieure à la date d'expédition, sauf si le document montre que la couverture s'applique à partir de cette date.
Certificats d'inspection et d'analyse
Un certificat d'inspection émane d'une société d'inspection indépendante qui vérifie la quantité, la qualité, le marquage ou supervise le chargement. Le contrat doit indiquer qui désigne l'inspecteur, qui paie et si le résultat est définitif. Un certificat d'analyse confirme les paramètres d'un lot. Pour les produits en vrac, désignez dans le contrat le laboratoire arbitre et la méthode d'échantillonnage.
La règle de cohérence
Tous les documents doivent concorder : désignation du produit, quantités, poids, numéros de conteneur, ports, dates et noms des parties. La plupart des refus au titre des lettres de crédit et la plupart des problèmes de dédouanement viennent d'incohérences, et non des marchandises elles-mêmes.
Dans un espace de transaction (deal room) Hiram, les conditions de livraison convenues et l'avancement de l'expédition sont consignés au même endroit, ce qui facilite la vérification des documents par rapport à ce qui a été convenu. Hiram ne vérifie pas les documents eux-mêmes : cela reste à la charge des parties, des banques et de la douane.
Liste de contrôle avant expédition
- La facture correspond au contrat (description, Incoterms, paiement, origine).
- La liste de colisage correspond à la facture et au B/L.
- Le type de B/L convient au mode de paiement.
- Preuve d'origine correcte (non préférentielle ou préférentielle).
- Assurance avec la couverture et le montant requis.
- Certificats d'inspection et d'analyse émis par les prestataires convenus.
- Toutes les données sont cohérentes d'un document à l'autre.
Pour conclure des transactions dont les conditions convenues sont réunies au même endroit, créez un compte Hiram.
Sources
- ICC, UCP 600 - Uniform Customs and Practice for Documentary Credits: https://2go.iccwbo.org/ucp-600-uniform-rules-for-documentary-credits-config-1+book_version-Book/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- ICC Academy, Documentary credits: rules, guidelines & terminology: https://academy.iccwbo.org/international-trade/article/documentary-credits-rules-guidelines-terminology/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- Polish Chamber of Commerce (KIG), Non-preferential certificates of origin (Polish): https://kig.pl/uslugi/karnety-ata-legalizacja/niepreferencyjne-swiadectwa-pochodzenia/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- European Commission, Registered Exporter (REX) system: https://taxation-customs.ec.europa.eu/online-services/online-services-and-databases-customs/registered-exporter-rex-system_en (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- Bureau of Customs (Philippines), Registered Exporter System (REX): https://customs.gov.ph/registered-exporter-systemrex/ (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- Access2Markets, Rules of origin: https://trade.ec.europa.eu/access-to-markets/en/content/rules-origin-3 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- UNECE, Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road (CMR): https://unece.org/DAM/trans/conventn/cmr_e.pdf (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Cet article est fourni à titre d’information uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou douanier. Les règles et les taux évoluent : consultez les sources officielles en vigueur ou un conseiller avant de décider.