Dokumenty w handlu międzynarodowym: faktura, B/L, świadectwa

Przegląd dokumentów

Faktura handlowa

Faktura to najważniejszy dokument handlowy. Powinna zawierać: dane sprzedającego i kupującego, numer i datę, opis towaru zgodny z umową, kod HS, ilość, cenę jednostkową i wartość, walutę, regułę Incoterms z miejscem, warunki płatności oraz kraj pochodzenia. Przy akredytywie UCP 600 wymaga m.in., aby opis towaru na fakturze odpowiadał opisowi w akredytywie, a faktura była wystawiona przez beneficjenta na zleceniodawcę. Nawet drobna różnica w opisie może być rozbieżnością.

Specyfikacja wysyłkowa

Packing list opisuje, co jest w każdym opakowaniu: liczba sztuk, waga netto i brutto, wymiary, numery partii, numery kontenerów i plomb. Służy przy odprawie celnej, kontroli ilościowej i w razie szkody. Dane muszą zgadzać się z fakturą i dokumentem przewozowym.

Konosament (bill of lading)

Konosament wystawiany przez przewoźnika morskiego lub w jego imieniu pełni trzy funkcje: jest pokwitowaniem przyjęcia towaru, dowodem umowy przewozu, a w formie zbywalnej dokumentem uprawniającym do odbioru towaru.

Rodzaje, które trzeba rozróżniać:

• imienny (straight): wskazuje konkretnego odbiorcę, co do zasady nie jest zbywalny,
• na zlecenie (to order): zbywalny przez indos; standard przy akredytywie i inkasie,
• na okaziciela (bearer): uprawnia posiadacza; rzadko stosowany ze względu na ryzyko,
• „on board" (shipped) a „received for shipment": pierwszy potwierdza załadunek na statek, drugi tylko przyjęcie do przewozu; akredytywy zwykle wymagają potwierdzenia załadunku,
• czysty (clean) a z zastrzeżeniami (claused): zastrzeżenia o stanie towaru lub opakowań mogą uniemożliwić płatność z akredytywy,
• master B/L a house B/L: pierwszy wystawia armator, drugi spedytor działający jako przewoźnik umowny (NVOCC).

Konosament wystawia się zwykle w kilku oryginałach. Przy dokumentach zbywalnych kontrola nad oryginałami oznacza kontrolę nad towarem, dlatego przy inkasie i akredytywie banki wymagają pełnego kompletu. Wydanie towaru bez oryginału (tzw. telex release lub surrender) jest wygodne, ale odbiera sprzedającemu zabezpieczenie.

Morski list przewozowy, CMR, AWB

Sea waybill nie jest dokumentem własności: towar wydaje się wskazanemu odbiorcy bez okazywania oryginału. Sprawdza się w stałych relacjach i przy płatności z góry lub na otwarty rachunek, ale słabo przy inkasie.

W transporcie drogowym stosuje się list przewozowy CMR, oparty na Konwencji CMR, a w lotniczym list przewozowy AWB. Oba nie są dokumentami własności.

Świadectwo pochodzenia

Rozróżnij dwa rodzaje:

• niepreferencyjne: potwierdza kraj pochodzenia dla celów polityki handlowej, np. ceł antydumpingowych, kontyngentów, sankcji, lub na żądanie kupującego. W Polsce wydaje je Krajowa Izba Gospodarcza, również w formie elektronicznej.
• preferencyjne: uprawnia do obniżonej lub zerowej stawki cła na podstawie umowy handlowej lub systemu GSP. Może mieć formę świadectwa EUR.1 lub oświadczenia o pochodzeniu wystawionego przez eksportera. W GSP UE obowiązuje system REX: oświadczenie wystawia zarejestrowany eksporter, a dla przesyłek o wartości do 6000 EUR może je wystawić każdy eksporter.

Wymagana forma dowodu zależy od umowy i kraju. Sprawdź ją w Access2Markets.

Ubezpieczenie

Przy CIF i CIP sprzedający przedstawia polisę lub certyfikat ubezpieczenia. Dokument powinien wskazywać ubezpieczone ryzyka (np. klauzule A lub C), sumę ubezpieczenia (UCP 600 przewiduje co najmniej 110% wartości CIF lub CIP, jeśli akredytywa nie stanowi inaczej), walutę i miejsce wypłaty odszkodowania. Data wystawienia nie może być późniejsza niż data wysyłki, chyba że dokument wskazuje, że ochrona obowiązuje od tej daty.

Świadectwa inspekcji i analizy

Świadectwo inspekcji wystawia niezależna firma kontrolna, która sprawdza ilość, jakość, oznakowanie lub nadzoruje załadunek. Warto określić w umowie, kto wybiera inspektora, kto płaci i czy wynik jest ostateczny. Świadectwo analizy potwierdza parametry partii. Przy towarach masowych wpisz do kontraktu laboratorium rozstrzygające i metodę pobierania próbek.

Zasada spójności

Wszystkie dokumenty muszą się zgadzać: nazwa towaru, ilości, wagi, numery kontenerów, porty, daty, nazwy stron. Większość odmów płatności z akredytywy i problemów przy odprawie wynika z niespójności, a nie z problemów z samym towarem.

Na Hiram w pokoju transakcji (deal room) warunki dostawy i przebieg wysyłki są zapisane w jednym miejscu, co ułatwia porównanie dokumentów z uzgodnionymi warunkami. Hiram nie weryfikuje jednak samych dokumentów: ich sprawdzenie należy do stron, banków i organów celnych.

Checklista przed wysyłką

• Faktura zgodna z umową (opis, Incoterms, płatność, pochodzenie).
• Packing list zgodny z fakturą i B/L.
• Rodzaj konosamentu zgodny z formą płatności.
• Właściwy dowód pochodzenia (niepreferencyjny lub preferencyjny).
• Ubezpieczenie z wymaganym zakresem i sumą.
• Świadectwa inspekcji i analizy od uzgodnionych podmiotów.
• Wszystkie dane spójne między dokumentami.

Jeśli chcesz prowadzić transakcje z uzgodnionymi warunkami w jednym miejscu, załóż konto w Hiram.

Źródła

• ICC, UCP 600 - Uniform Customs and Practice for Documentary Credits: https://2go.iccwbo.org/ucp-600-uniform-rules-for-documentary-credits-config-1+book_version-Book/ (otwiera się w nowej karcie)
• ICC Academy, Documentary credits: rules, guidelines & terminology: https://academy.iccwbo.org/international-trade/article/documentary-credits-rules-guidelines-terminology/ (otwiera się w nowej karcie)
• Krajowa Izba Gospodarcza, Niepreferencyjne świadectwa pochodzenia: https://kig.pl/uslugi/karnety-ata-legalizacja/niepreferencyjne-swiadectwa-pochodzenia/ (otwiera się w nowej karcie)
• Komisja Europejska, Registered Exporter (REX) system: https://taxation-customs.ec.europa.eu/online-services/online-services-and-databases-customs/registered-exporter-rex-system_en (otwiera się w nowej karcie)
• Access2Markets, Rules of origin: https://trade.ec.europa.eu/access-to-markets/en/content/rules-origin-3 (otwiera się w nowej karcie)
• UNECE, Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR): https://unece.org/DAM/trans/conventn/cmr_e.pdf (otwiera się w nowej karcie)
• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (otwiera się w nowej karcie)