Incoterms 2020 w praktyce: jak wybrać regułę i uniknąć błędów

Czym są i czym nie są reguły Incoterms

Reguła Incoterms działa tylko wtedy, gdy strony wpiszą ją do umowy, najlepiej w pełnej formie, np. „FCA Gdynia, terminal BCT, Incoterms 2020". Sama reguła odpowiada na trzy pytania:

• kto zawiera umowę przewozu i ubezpieczenia (jeśli jest wymagane),
• gdzie następuje dostawa, czyli przejście ryzyka,
• kto ponosi koszty do tego punktu i po nim, łącznie z odprawą eksportową i importową.

Reguły nie mówią nic o terminie płatności, walucie, momencie przejścia własności, jakości towaru ani o tym, jakie prawo stosuje się do umowy. Te kwestie muszą znaleźć się w kontrakcie osobno.

Podział jedenastu reguł

ICC dzieli reguły na dwie grupy.

W Incoterms 2020 reguła DAT została zastąpiona przez DPU (Delivered at Place Unloaded), co oznacza, że miejscem dostawy z rozładunkiem nie musi być terminal.

Ryzyko a koszt: reguły „C" to pułapka

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy reguł z grupy C (CPT, CIP, CFR, CIF). Sprzedający płaci za transport do miejsca przeznaczenia, ale ryzyko przechodzi na kupującego znacznie wcześniej: w momencie przekazania towaru pierwszemu przewoźnikowi (CPT, CIP) lub załadunku na statek w porcie wysyłki (CFR, CIF). Jeśli kontener zostanie uszkodzony na morzu, szkodę ponosi kupujący, mimo że fracht opłacił sprzedający. Dlatego przy regułach C kupujący powinien wiedzieć, jak i na jaką kwotę towar jest ubezpieczony.

Typowe błędy i jak ich uniknąć

EXW zamiast FCA

EXW (Ex Works) wygląda na najprostszą regułę dla sprzedającego, ale w praktyce sprawia kłopoty. Przy EXW sprzedający nie ma obowiązku załadować towaru ani dokonać odprawy eksportowej. Kupujący z innego kraju często nie może formalnie być eksporterem w kraju sprzedającego, a załadunek w magazynie sprzedającego i tak robi jego personel. W efekcie ryzyko i obowiązki są rozmyte.

FCA (Free Carrier) rozwiązuje ten problem: sprzedający odprawia towar w eksporcie i, jeśli miejscem dostawy są jego zakłady, ładuje go na środek transportu kupującego. W Incoterms 2020 FCA ma dodatkową opcję: strony mogą uzgodnić, że kupujący poleci przewoźnikowi wystawić sprzedającemu konosament z adnotacją „on board". Ma to znaczenie przy akredytywie, która zwykle wymaga takiego konosamentu.

CIF przy transporcie kontenerowym

CIF i FOB zostały zaprojektowane dla towaru ładowanego bezpośrednio na statek. Kontener jest zwykle oddawany przewoźnikowi na terminalu kilka dni przed załadunkiem. Przy CIF sprzedający nadal ponosi ryzyko w tym okresie, choć nie kontroluje już towaru. Dla kontenerów właściwe są CPT lub CIP, a dla FOB jego odpowiednikiem jest FCA z miejscem na terminalu.

CIF a CIP: różny zakres ubezpieczenia

W Incoterms 2020 obie reguły wymagają od sprzedającego zawarcia ubezpieczenia, ale na innym poziomie. Przy CIF minimum to klauzule Institute Cargo Clauses (C), czyli pokrycie wymienionych ryzyk. Przy CIP minimum podniesiono do klauzul (A), czyli ochrony od wszystkich ryzyk z wyłączeniami. Strony mogą umówić się inaczej, ale muszą to zapisać. Jeśli kupujący potrzebuje pełnego pokrycia przy CIF, powinien to wprost wymagać w zapytaniu i w umowie.

DAP i DDP: kto odprawia import

Przy DAP sprzedający dostarcza towar na środku transportu, gotowy do rozładunku, ale odprawę importową, cło i podatki pokrywa kupujący. Przy DDP sprzedający bierze na siebie wszystko, łącznie z VAT z tytułu importu. W praktyce DDP jest ryzykowne dla sprzedającego spoza UE: musi on zorganizować odprawę w kraju kupującego i rozliczyć podatek importowy, co bez przedstawiciela w UE bywa trudne lub niemożliwe. Zanim zgodzisz się na DDP, sprawdź, kto formalnie będzie importerem i kto odliczy VAT.

DPU: rozładunek po stronie sprzedającego

DPU to jedyna reguła, w której sprzedający odpowiada za rozładunek w miejscu przeznaczenia. Warto ją stosować, gdy sprzedający kontroluje ten proces i ma do niego sprzęt, a miejsce rozładunku jest znane i dostępne.

Miejsce nazwane: precyzja ma znaczenie

„FCA Polska" albo „DAP Niemcy" to zapis, który prowadzi do sporów. Miejsce powinno być tak dokładne, jak to możliwe: adres magazynu, nazwa terminalu, port z nabrzeżem. Miejsce wyznacza dostawę, przejście ryzyka i podział kosztów wynikający z reguły; samo w sobie nie przesądza o każdej opłacie terminalowej, przeładunku czy przechowaniu, które mogą zależeć także od umowy przewozu i lokalnych taryf.

Checklista dla miejsca nazwanego:

• Miasto i konkretny punkt (adres, terminal, magazyn), a nie sam kraj.
• Przy FCA: czy dostawa jest w zakładzie sprzedającego (sprzedający ładuje), czy w innym miejscu (kupujący rozładowuje z pojazdu sprzedającego).
• Przy regułach C: zarówno miejsce przeznaczenia, jak i, najlepiej, miejsce przejścia ryzyka.
• Wskazanie wersji: „Incoterms 2020". Strony mogą nadal stosować starsze wersje, dlatego wersję trzeba zapisać.

Jak wybrać regułę: krótki schemat

1. Jaki jest środek transportu? Kontenery, transport drogowy lub lotniczy: wybieraj z grupy reguł dla dowolnego transportu. Towar masowy ładowany na statek: FOB, CFR, CIF i FAS mają sens.
2. Kto ma lepszy dostęp do przewoźników i stawek? Jeśli kupujący ma spedytora z dobrymi stawkami, wybierz FCA. Jeśli sprzedający, rozważ CPT, CIP lub DAP.
3. Kto może odprawić import? Jeśli sprzedający nie ma podmiotu ani przedstawiciela w kraju kupującego, unikaj DDP.
4. Jaka jest forma płatności? Przy akredytywie ważne są dokumenty; FCA z opcją konosamentu on board lub CIP z ubezpieczeniem na wymaganym poziomie ułatwia spełnienie warunków.
5. Czy da się porównać oferty? Oferty w różnych regułach trzeba sprowadzić do jednego punktu. Pomaga w tym kalkulacja kosztu całkowitego, opisana w artykule o landed cost.

Incoterms w zapytaniu i w ofercie

Wpisz wymaganą regułę i miejsce już w zapytaniu ofertowym. Jeśli dopuszczasz kilka wariantów, poproś o rozbicie ceny, np. osobno cena FCA i koszt frachtu do Twojego magazynu. Na Hiram każda oferta w odpowiedzi na zapytanie zawiera regułę Incoterms i miejsce, a porównanie ofert uwzględnia koszt całkowity dostawy. Więcej o strukturze zapytania znajdziesz w tekście o RFQ.

Dobry nawyk to zapisywanie reguły, miejsca nazwanego i roku wersji jako jednego znacznika w wierszu oferty, na przykład FCA Gdańsk Incoterms 2020, w każdym szablonie oferty.

Zespoły sprzedaży, które trzymają obok reguły Incoterms jednowierszową notatkę przejścia ryzyka, rzadziej spierają się o to, kto poniósł koszt uszkodzonej palety.

Podsumowanie

Dobra reguła Incoterms odpowiada rzeczywistemu przebiegowi dostawy: kto organizuje transport, gdzie towar jest przekazywany i kto może odprawić go w imporcie. Unikaj EXW w eksporcie, reguł morskich przy kontenerach i DDP bez przedstawiciela w kraju kupującego. Zawsze wpisuj precyzyjne miejsce i wersję „Incoterms 2020".

Jeśli chcesz zebrać oferty z jasno określoną regułą i porównać je po koszcie całkowitym, załóż konto w Hiram.

Źródła

• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (otwiera się w nowej karcie)
• ICC Academy, Incoterms® 2020 vs 2010: What's changed?: https://academy.iccwbo.org/incoterms/article/incoterms-2020-vs-2010-whats-changed/ (otwiera się w nowej karcie)
• ICC Academy, Incoterms® 2020: CIP or CIF?: https://academy.iccwbo.org/incoterms/article/incoterms-2020-cip-or-cif/ (otwiera się w nowej karcie)
• HFW, ICC Incoterms 2020 – Commentary: https://www.hfw.com/insights/icc-incoterms-2020-commentary/ (otwiera się w nowej karcie)