Dédouanement dans l'UE étape par étape : EORI, déclaration, mainlevée

Étape 1 : le numéro EORI

Un numéro EORI est obligatoire pour toutes les opérations douanières dans l'UE : importation, exportation et transit. Il se compose du code à deux lettres de l'État membre qui l'attribue et d'un identifiant de 15 caractères au plus. Une société établie dans l'UE s'adresse à l'autorité douanière de son propre État membre ; une société hors UE s'adresse à l'État membre dans lequel elle réalise sa première opération douanière.

En Pologne, la demande est déposée par voie électronique sur la plateforme PUESC. Vous créez d'abord un compte avec des droits étendus, enregistrez les données de la personne physique, puis soumettez le formulaire d'enregistrement de la société. Selon le portail du gouvernement polonais biznes.gov.pl, la procédure est gratuite et prend généralement 1 à 3 jours ouvrables. Vous pouvez vérifier le numéro d'une contrepartie dans l'outil de validation EORI de l'UE.

Étape 2 : préparation avant l'expédition

Avant que les marchandises ne quittent le fournisseur, réglez les points suivants :

• Classement tarifaire. Le code NC/TARIC détermine le taux de droits, la TVA, les licences requises et les mesures de défense commerciale. Les règles sont présentées dans codes SH et NC et classement tarifaire.
• Origine. Un taux préférentiel exige une preuve d'origine au titre de l'accord ou du régime de préférences concerné. Pour les importations en provenance des Philippines, voir commerce UE-Philippines et SPG+.
• Valeur en douane. Le point de départ est la valeur transactionnelle, c'est-à-dire le prix effectivement payé ou à payer. Les coûts de transport et d'assurance jusqu'au lieu d'entrée des marchandises sur le territoire douanier de l'UE y sont ajoutés ; pour les achats en FOB ou FCA, vous devez donc les ajouter vous-même.
• Restrictions et licences. Certaines marchandises exigent des certificats phytosanitaires ou vétérinaires, des licences ou un enregistrement dans d'autres systèmes, tels que le CBAM pour l'acier ou l'aluminium. Depuis le 1er janvier 2026, un importateur (ou son représentant en douane indirect) qui importe plus de 50 tonnes par an de marchandises CBAM doit détenir le statut de déclarant CBAM agréé, et la douane ne met ces marchandises en libre pratique que si l'importateur détient ce statut (les importateurs d'électricité et d'hydrogène en ont toujours besoin, quelle que soit la quantité).

Étape 3 : arrivée et dépôt temporaire

Avant l'arrivée, le transporteur dépose une déclaration sommaire d'entrée (ENS) comportant les données de sûreté et de sécurité. À l'arrivée, les marchandises sont présentées à la douane et placées en dépôt temporaire sous surveillance douanière. Les marchandises non-Union en dépôt temporaire doivent être placées sous un régime douanier ou réexportées dans un délai de 90 jours. Pendant ce temps, les marchandises ne peuvent faire l'objet que de manipulations destinées à les conserver, sans modifier leur présentation ni leurs caractéristiques techniques ; la douane peut autoriser l'examen des marchandises ou le prélèvement d'échantillons.

Chaque jour passé au port coûte aussi de l'argent côté transporteur et terminal ; les frais de conteneur sont traités dans surestaries et détention : frais de conteneur.

Étape 4 : qui dépose la déclaration

Toute personne en mesure de présenter les marchandises et les documents peut déposer une déclaration, en principe une personne établie dans l'UE. En pratique, la plupart des importateurs recourent à un représentant en douane (commissionnaire en douane). Le code prévoit deux types de représentation :

La représentation indirecte coûte plus cher, car le représentant assume la responsabilité de la dette douanière. Elle est utilisée, par exemple, lorsque l'importateur n'est pas établi dans l'UE. Précisez dans le contrat avec le commissionnaire l'étendue des pouvoirs, le type de représentation et la responsabilité en cas d'erreurs de données.

Les déclarations sont déposées par voie électronique. Le code prévoit aussi des simplifications pour les opérateurs agréés, notamment la déclaration simplifiée, l'inscription dans les écritures du déclarant et le dédouanement centralisé. Une déclaration peut aussi être déposée avant l'arrivée des marchandises, ce qui raccourcit le temps passé au port.

Étape 5 : les documents

Un jeu type de documents d'importation :

• facture commerciale mentionnant la description, la quantité, le prix, la devise et la règle Incoterms,
• liste de colisage,
• document de transport : connaissement, lettre de transport aérien (LTA) ou CMR,
• preuve d'origine, si vous revendiquez un taux préférentiel,
• certificats et licences requis pour les marchandises,
• documents justifiant les coûts de transport et d'assurance, s'ils ne figurent pas sur la facture,
• procuration pour le représentant en douane.

La description figurant sur la facture doit permettre le classement ; « pièces détachées » ou « échantillons » ne suffit pas. Plus de détails dans documents d'expédition du commerce international.

Étape 6 : contrôles, droits et mainlevée

Une fois la déclaration acceptée, l'analyse de risque détermine si les marchandises sont libérées sans contrôle ou soumises à un contrôle documentaire ou à une inspection physique. Le montant dû est calculé d'après la nature, la valeur en douane et la quantité des marchandises au moment de l'acceptation de la déclaration. À ce stade, vous payez les droits de douane, la TVA à l'importation et les éventuels droits d'accise, ou vous recourez à une garantie et à un paiement différé.

En Pologne, l'article 33a de la loi sur la TVA permet aux importateurs remplissant des conditions précises de comptabiliser la TVA à l'importation dans leur déclaration de TVA au lieu de la payer à la douane. Vérifiez les conditions avec un conseiller ou votre commissionnaire avant la première importation ; les autres États membres ont leurs propres règles.

La mise en libre pratique signifie qu'une marchandise non-Union acquiert le statut de marchandise de l'Union et peut circuler librement dans l'UE. Les mesures de politique commerciale, telles que les droits antidumping, sont appliquées à ce stade, avec les autres formalités d'importation des marchandises.

Si les marchandises doivent être transformées puis réexportées, ou stockées avant la vente, un régime particulier peut être utilisé à la place de la mise en libre pratique ; voir procédures douanières spéciales dans l'UE.

Étape 7 : après le dédouanement

Conservez la déclaration et les documents justificatifs ; le code impose de les conserver pendant au moins trois ans, et les règles nationales peuvent prévoir des durées plus longues. Vérifiez que les données de la déclaration (code de la marchandise, valeur, origine) correspondent aux documents, car des modifications et des contrôles a posteriori restent possibles longtemps après le dédouanement.

Ce qui dépend de votre contrepartie

La rapidité du dédouanement dépend de la qualité des documents du fournisseur. Hiram contrôle dans VIES les sociétés disposant d'un numéro de TVA de l'UE, et les sociétés polonaises également par rapport à la liste blanche de la TVA et au KRS ; toutes les sociétés sont filtrées par rapport aux listes de sanctions de l'UE, de l'ONU, du Royaume-Uni et des États-Unis. Hiram ne vérifie pas les documents commerciaux et ne se charge pas du dédouanement ; l'exhaustivité de la facture, de la preuve d'origine et des certificats doit donc être convenue dans le contrat. Sur le marché Hiram, consultez le niveau de vérification de chaque fournisseur sur son profil.

Sources

• European Commission: Economic Operators Registration and Identification number (EORI) (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• European Commission: Customs declaration (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• European Commission: Importation (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• European Commission: CBAM definitive regime (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• Regulation (EU) No 952/2013 laying down the Union Customs Code, EUR-Lex (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• Polish VAT Act, Article 33a (text on lexlege.pl, in Polish) (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• biznes.gov.pl: Uzyskaj numer EORI (in Polish) (s’ouvre dans un nouvel onglet)
• PUESC: EORI number for import and export (in Polish) (s’ouvre dans un nouvel onglet)