Odprawa celna importowa w UE krok po kroku: EORI i zgłoszenie

Krok 1: numer EORI

Numer EORI jest obowiązkowy przy wszystkich czynnościach celnych w UE: imporcie, eksporcie i tranzycie. Składa się z dwuliterowego kodu państwa, które go nadało, i identyfikatora do 15 znaków. Firma z siedzibą w UE występuje o numer do organów celnych swojego państwa; firma spoza UE do państwa, w którym dokona pierwszej czynności celnej.

W Polsce wniosek składa się elektronicznie na platformie PUESC. Najpierw trzeba założyć konto z rozszerzonym zakresem uprawnień, zarejestrować dane osoby, a potem złożyć formularz rejestracji danych firmy. Według serwisu biznes.gov.pl sprawa jest bezpłatna, a urząd rozpatruje wniosek zwykle w 1-3 dni robocze. Numer kontrahenta z innego państwa UE sprawdzisz w unijnej wyszukiwarce EORI.

Krok 2: przygotowanie przed wysyłką

Zanim towar wyjedzie od dostawcy, ustal:

• Klasyfikację taryfową. Kod CN/TARIC decyduje o stawce cła, VAT, wymaganych pozwoleniach i środkach ochronnych. Zasady opisujemy w artykule o kodach HS, CN i TARIC.
• Pochodzenie. Preferencyjna stawka wymaga dowodu pochodzenia zgodnego z danym porozumieniem lub systemem preferencji. Dla importu z Filipin zobacz artykuł o handlu UE-Filipiny i GSP+.
• Wartość celną. Punktem wyjścia jest wartość transakcyjna, czyli cena faktycznie zapłacona lub należna. Do wartości celnej dolicza się m.in. koszty transportu i ubezpieczenia do miejsca wprowadzenia towaru na obszar celny UE, więc przy zakupie na FOB lub FCA trzeba je doliczyć samemu.
• Ograniczenia i pozwolenia. Niektóre towary wymagają świadectw fitosanitarnych, weterynaryjnych, licencji lub rejestracji w innych systemach, np. CBAM dla stali czy aluminium. Od 1 stycznia 2026 r. importer (lub jego pośredni przedstawiciel celny) przywożący ponad 50 ton rocznie towarów objętych CBAM musi mieć status upoważnionego zgłaszającego CBAM, a organy celne dopuszczają takie towary do obrotu tylko wtedy, gdy importer ten status posiada (importerzy energii elektrycznej i wodoru potrzebują go zawsze, niezależnie od ilości).

Krok 3: przybycie i dozór czasowy

Przewoźnik przed przybyciem składa przywozową deklarację skróconą (ENS) z danymi bezpieczeństwa. Po przybyciu towar jest przedstawiany organom celnym i trafia do czasowego składowania pod dozorem celnym. Towary nieunijne w czasowym składowaniu muszą zostać objęte procedurą celną lub powrotnie wywiezione w ciągu 90 dni. W tym czasie towar może podlegać wyłącznie czynnościom służącym jego zachowaniu, bez zmiany jego wyglądu ani właściwości technicznych; organy celne mogą zezwolić na badanie towaru lub pobranie próbek.

Każdy dzień w porcie to też koszt po stronie armatora i terminalu; o opłatach za przetrzymanie kontenera piszemy w artykule o demurrage i detention.

Krok 4: kto składa zgłoszenie

Zgłoszenie może złożyć każdy, kto jest w stanie przedstawić towar i dokumenty, co do zasady podmiot mający siedzibę w UE. W praktyce większość importerów korzysta z przedstawiciela celnego (agencji celnej). Kodeks przewiduje dwa rodzaje przedstawicielstwa:

Przedstawicielstwo pośrednie jest droższe, bo przedstawiciel bierze na siebie odpowiedzialność za dług celny. Stosuje się je m.in. wtedy, gdy importer nie ma siedziby w UE. Zakres upoważnienia, rodzaj przedstawicielstwa i odpowiedzialność za błędy w danych zapisz w umowie z agencją.

Zgłoszenie składa się elektronicznie. Kodeks przewiduje też uproszczenia dla podmiotów z pozwoleniami, m.in. zgłoszenie uproszczone, wpis do rejestru zgłaszającego i odprawę scentralizowaną. Zgłoszenie można złożyć także przed przybyciem towaru, co skraca czas w porcie.

Krok 5: dokumenty

Typowy zestaw dla importu:

• faktura handlowa z opisem towaru, ilością, ceną, walutą i regułą Incoterms,
• lista pakunkowa,
• dokument przewozowy: konosament, list przewozowy lotniczy lub CMR,
• dowód pochodzenia, jeśli stosujesz stawkę preferencyjną,
• świadectwa i pozwolenia wymagane dla danego towaru,
• dokumenty potwierdzające koszty transportu i ubezpieczenia, jeśli nie wynikają z faktury,
• pełnomocnictwo dla przedstawiciela celnego.

Opis na fakturze musi pozwalać na klasyfikację; „części zamienne" czy „próbki" to za mało. Szczegóły w artykule dokumenty w handlu międzynarodowym.

Krok 6: kontrola, należności i dopuszczenie do obrotu

Po przyjęciu zgłoszenia system analizy ryzyka decyduje, czy towar zostanie zwolniony bez kontroli, czy czeka go kontrola dokumentów lub rewizja. Wysokość należności ustala się na podstawie rodzaju, wartości celnej i ilości towaru w chwili przyjęcia zgłoszenia. Na tym etapie płacisz cło, VAT z tytułu importu i ewentualnie akcyzę albo korzystasz z zabezpieczenia i odroczonej płatności.

W Polsce ustawa o VAT (art. 33a) pozwala po spełnieniu określonych warunków rozliczyć VAT z importu w deklaracji podatkowej zamiast płacić go w urzędzie celnym. Warunki trzeba sprawdzić z doradcą lub agencją celną przed pierwszym importem.

Dopuszczenie do obrotu oznacza, że towar nieunijny uzyskuje status towaru unijnego i może być swobodnie przemieszczany w UE. Stosuje się wtedy środki polityki handlowej, np. cła antydumpingowe, oraz pozostałe formalności przewidziane dla przywozu.

Jeśli towar ma być przetworzony i wywieziony albo składowany przed sprzedażą, zamiast dopuszczenia do obrotu możesz użyć procedury specjalnej; opisujemy je w artykule o procedurach specjalnych.

Krok 7: po odprawie

Przechowuj zgłoszenie i dokumenty; kodeks wymaga ich przechowywania co najmniej przez trzy lata, a przepisy krajowe mogą przewidywać dłuższe okresy. Sprawdź, czy dane na zgłoszeniu (kod towaru, wartość, pochodzenie) są zgodne z dokumentami, bo korekty i kontrole po zwolnieniu towaru są możliwe jeszcze długo po odprawie.

Co zależy od kontrahenta

Szybka odprawa zależy od jakości dokumentów dostawcy. Hiram sprawdza firmy z unijnym numerem VAT w systemie VIES, a firmy polskie także na białej liście VAT i w KRS; wszystkie firmy są sprawdzane na listach sankcyjnych UE, ONZ, Wielkiej Brytanii i USA. Hiram nie weryfikuje jednak dokumentów handlowych i nie prowadzi odpraw celnych, więc kompletność faktury, dowodu pochodzenia i świadectw trzeba uzgodnić w kontrakcie. Na rynku Hiram sprawdzaj poziom weryfikacji na profilu każdego dostawcy.

Źródła

• Komisja Europejska: Economic Operators Registration and Identification number (EORI) (otwiera się w nowej karcie)
• Komisja Europejska: Customs declaration (otwiera się w nowej karcie)
• Komisja Europejska: Importation (otwiera się w nowej karcie)
• Komisja Europejska: CBAM definitive regime (otwiera się w nowej karcie)
• Rozporządzenie (UE) nr 952/2013 ustanawiające unijny kodeks celny, EUR-Lex (otwiera się w nowej karcie)
• Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 33a (tekst w serwisie lexlege.pl) (otwiera się w nowej karcie)
• biznes.gov.pl: Uzyskaj numer EORI (otwiera się w nowej karcie)
• PUESC: EORI, uzyskaj numer identyfikacyjny na potrzeby importu i eksportu towarów (otwiera się w nowej karcie)