Negocjowanie ofert B2B: co negocjować poza ceną

Przygotowanie: zanim odpowiesz na ofertę

1. Porównaj oferty w jednym punkcie. Sprowadź je do tej samej reguły Incoterms, waluty i kosztu całkowitego dostawy. Bez tego nie wiesz, która oferta jest naprawdę tańsza. Metodę opisaliśmy w artykule o landed cost.
2. Ustal swój próg wyjścia. Jaki koszt całkowity i jakie warunki są dla Ciebie nie do przyjęcia?
3. Wybierz 2-3 priorytety. Negocjowanie wszystkiego naraz rozmywa rozmowę. Zdecyduj, na czym zależy Ci najbardziej: cena, termin, płatność czy jakość.
4. Zrozum sytuację drugiej strony. Sprzedający może mieć ograniczony fracht, nadmiar zapasów albo potrzebę płynności. Kupujący może mieć sztywny termin produkcji.

Co negocjować poza ceną

Kilka praktycznych uwag:

• Tolerancja ma znaczenie przy towarach masowych. Zapisz, kto wybiera ilość w ramach tolerancji i po jakiej cenie rozliczana jest nadwyżka. Jeśli płatność ma iść akredytywą, pamiętaj, że UCP 600 ma własne zasady tolerancji.
• Warunki płatności możesz wymieniać na cenę w sposób policzalny: przedpłata 30 dni wcześniej ma wartość równą kosztowi Twojego kapitału w tym okresie.
• Reguła Incoterms czasem opłaca się zmienić, jeśli jedna ze stron ma znacznie lepsze stawki frachtu. Zasady opisaliśmy w artykule o Incoterms 2020.

Rundy i wersje

Negocjacje B2B rzadko kończą się po jednej odpowiedzi. Dobra praktyka:

• każda propozycja ma numer wersji i datę,
• każda wersja jest kompletna: zawiera wszystkie warunki, a nie tylko zmienione pole,
• zmiany względem poprzedniej wersji są wyraźnie wskazane,
• ustalenia z rozmów telefonicznych i wideo potwierdzasz e-mailem lub w systemie tego samego dnia,
• nie nadpisujesz starych wersji; historia pokazuje, jak doszliście do porozumienia.

Dlaczego forma pisemna ma znaczenie prawne

W handlu międzynarodowym między firmami z państw stron Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG), a Polska do nich należy, konwencja często stosuje się automatycznie, jeśli strony jej nie wyłączyły. Zgodnie z art. 19 CISG odpowiedź na ofertę, która zawiera uzupełnienia, ograniczenia lub inne zmiany, jest odrzuceniem oferty i kontrofertą. Zmiany dotyczące m.in. ceny, zapłaty, jakości i ilości towaru, miejsca i terminu dostawy, odpowiedzialności oraz rozstrzygania sporów uważa się za istotne.

Praktyczny wniosek: jeśli „akceptujesz" ofertę, ale zmieniasz termin płatności, nie zawarłeś umowy, tylko złożyłeś nową propozycję. Dopiero akceptacja tej propozycji zamyka transakcję. Dlatego ważne jest, by na końcu negocjacji była jedna, jednoznaczna wersja, którą obie strony potwierdziły. Stosowanie CISG i jego wyłączenie to kwestia do omówienia z prawnikiem.

Taktyki, które działają, i te, które szkodzą

Działają:

• pakietowanie: „przyjmę Twoją cenę, jeśli dasz 30 dni płatności",
• uzasadnienie liczbami: porównanie kosztu całkowitego, a nie „konkurencja jest tańsza",
• jasne terminy: „potrzebuję potwierdzenia do piątku, bo wtedy rezerwuję fracht",
• rozdzielenie osoby od problemu: spór o parametr to nie spór o relację.

Szkodzą:

• ciche zmiany warunków w kolejnej wersji bez ich wskazania,
• wymuszanie rabatu po zawarciu umowy,
• blefowanie ofertami, które nie istnieją; na małym rynku towarowym łatwo to sprawdzić,
• przeciąganie odpowiedzi przy krótkiej ważności oferty.

Zamknięcie negocjacji

Przed potwierdzeniem sprawdź, czy ostateczna wersja zawiera:

• cenę, walutę i ilość z tolerancją,
• regułę Incoterms 2020 z dokładnym miejscem,
• okno dostawy,
• warunki płatności powiązane z dokumentami lub zdarzeniami,
• specyfikację, laboratorium i procedurę reklamacyjną,
• listę dokumentów,
• prawo właściwe i sposób rozstrzygania sporów.

Negocjacje na Hiram

Na Hiram każda runda negocjacji zapisuje nową wersję oferty, a poprzednie wersje pozostają widoczne. Obie strony widzą, co się zmieniło i kto zaproponował zmianę, a zaakceptowana wersja przechodzi do pokoju transakcji.

Jeśli chcesz negocjować oferty z pełną historią wersji, załóż konto w Hiram.

Źródła

• UNCITRAL, Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG): https://uncitral.un.org/en/texts/salegoods/conventions/sale_of_goods/cisg (otwiera się w nowej karcie)
• UNCITRAL, CISG - status: https://uncitral.un.org/en/texts/salegoods/conventions/sale_of_goods/cisg/status (otwiera się w nowej karcie)
• ICC, UCP 600 - Uniform Customs and Practice for Documentary Credits: https://2go.iccwbo.org/ucp-600-uniform-rules-for-documentary-credits-config-1+book_version-Book/ (otwiera się w nowej karcie)
• ICC, Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/ (otwiera się w nowej karcie)